It’s tree time!

Στα προηγούμενα τεύχη είδαμε πού και πώς να «μαζέψουμε» όλα αυτά που μας απασχολούν. Το εύλογο ερώτημα που γεννιέται είναι «τι τα κάνω τώρα όλα αυτά?». Με αυτό θα ασχοληθούμε σε αυτό το τεύχος, την επεξεργασία και οργάνωση των loop μας.

Ο David Allen στο βιβλίο του GTD The art of stress free productivity, παρουσιάζει σε ένα διάγραμμα το μοντέλο του Δέντρου των αποφάσεων που πρέπει να παρθούν ώστε να καταλήξετε στο επιθυμητό αποτέλεσμα. Σας το δίνω εδώ μεταφρασμένο όπως το σχεδίασε ο Douglas Johnson. Θα σας βοηθήσει εάν το εκτυπώσετε σε μια σελίδα χωριστά και το τοποθετήσετε στον χώρο που κάνετε αυτή την εργασία ώστε να το βλέπετε συχνά. Mε τη βοήθειά του θα μπορείτε να ρωτάτε τις σωστές ερωτήσεις για κάθε loop ώστε να αποφασίζετε ορθά πώς να προχωρήσετε.

Φροντίζουμε να έχουμε κοντά μας τα εξής πολύτιμα εργαλεία: έναν κάδο απορριμμάτων (προσωπικά με βολεύει να χρησιμοποιώ κατευθείαν την σακούλα ανακύκλωσης που έχουμε στο σπίτι), έναν φάκελο που θα ονομάσουμε ΚΑΠΟΤΕ / ΙΣΩΣ, το σύστημα αρχειοθέτησής μας (ντοσιέ, φακέλους, κλασέρ κλπ), κενούς φακέλους για τα project μας, έναν φάκελο που θα ονομάσουμε WAITTING FOR , το ημερολόγιό μας, το Δέντρο των Αποφάσεων και ξεκινάμε !
Αφού έχουμε συγκεντρώσει όλα μας τα «πράγματα», και τα έχουμε τοποθετήσει στα inbox μας, πιάνουμε αυτό που είναι πάνω πάνω και η πρώτη ερώτηση που κάνουμε είναι:

ΤΙ ΕΙΝΑΙ?
Δεν είναι καθόλου χαζή ερώτηση διότι ανάμεσα στον όγκο που έχετε συσσωρεύσει σίγουρα θα υπάρχει και κάτι που δεν ξέρετε κάν τι είναι ή γιατί το έχετε. Αναγνωρίζουμε λοιπόν το υλικό.

ΑΠΑΙΤΕΙ ΚΑΠΟΙΑ ΕΝΕΡΓΕΙΑ;

Αυτή η ερώτηση μπορεί να απαντηθεί μόνο με ΝΑΙ ή ΌΧΙ.

Αν η απάντηση είναι ΟΧΙ τότε έχετε τρείς επιλογές:
1)Είναι άχρηστο, ΠΕΤΑΞΤΕ ΤΟ !
2)Δεν απαιτεί κάποια ενέργεια τώρα αλλά ίσως να πρέπει να γίνει κάτι για αυτό στο μέλλον, ΕΠΩΑΣΤΕ ΤΟ! Βάλτε το στον φάκελο που έχετε ονομάσει ΚΑΠΟΤΕ/ΙΣΩΣ. Προσωπικά με βολεύει καλύτερα να έχω 2 χωριστούς φακέλους ΚΑΠΟΤΕ και ΙΣΩΣ.
3)Δεν απαιτεί κάποια ενέργεια τώρα αλλά περιέχει πληροφορίες που μπορεί να σας χρειαστούν στο μέλλον, ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΤΕ ΤΟ !

Αν η απάντηση είναι ΝΑΙ τότε πρέπει να κάνετε τις εξής δύο ερωτήσεις:

1)ΘΑ ΧΡΕΙΑΣΤΕΙ ΠΑΝΩ ΑΠΟ ΜΙΑ ΕΝΕΡΓΕΙΑ;
Αν η απάντηση είναι ΝΑΙ (χρειάζεται πάνω από 1 ενέργεια για να ολοκληρωθεί):
•Δημιουργείστε ένα project. Βάλτε το σε έναν κενό φάκελο και γράψτε απέξω τον τίτλο του project.
Αν η απάντηση είναι ΟΧΙ (χρειάζεται μόνο 1 ενέργεια για να ολοκληρωθεί) τότε ρωτάτε:

2)ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ Η ΕΠΟΜΕΝΗ ΕΝΕΡΓΕΙΑ;
•Αν η ενέργεια αυτή παίρνει λιγότερο από 2 λεπτά για να ολοκληρωθεί : ΚΑΝΤΕ ΤΟ ΤΩΡΑ!
•Αν πρέπει ή μπορεί να γίνει από κάποιον άλλο: ΑΝΑΘΕΣΤΕ ΤΟ!. Γράψτε το στην λίστα αναμονής σας (WAITTING FOR LIST)
•Αν πρέπει να γίνει από εσάς σε συγκεκριμένη μέρα ή ώρα: ΒΑΛΤΕ ΤΟ ΣΤΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΣΑΣ!
•Αν δεν ανήκει στα τρία παραπάνω: ΒΑΛΤΕ ΤΟ ΣΤΗΝ ΛΙΣΤΑ ΕΠΟΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ (ΝΕΧΤ ACTIONS LIST)

Περάστε τα πάντα, ότι υπάρχει μέσα στα inbox σας από αυτήν την διαδικασία.

Μόνο που θα πετάξετε ένα σωρό άχρηστα χαρτιά, φυλλάδια, διαφημιστικά κλπ. θα μικρύνει σημαντικά ο όγκος που έχετε να διαχειριστείτε.

Μην υποτιμάτε καθόλου τον κανόνα των δύο λεπτών. Ότι μπορεί να γίνει μέσα σε 2 λεπτά κάντε το! Έτσι θα φύγουν από την μέση πολλά μικρά θέματα που άδικα σας απασχολούν τόσο και θα ανοίξει χώρος για τα σημαντικά.

Μη φοβάστε να αναθέσετε κάτι σε άλλους αρκεί να το γράψετε στην λίστα αναμονής σας ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε την εξέλιξή του. Έτσι θα μοιραστεί έγκαιρα η εργασία που πρέπει να γίνει και θα μπορέσετε προχωρήσετε σε αυτά που πρέπει οι ίδιοι να κάνετε.

Θα μιλήσουμε και με περισσότερες λεπτομέρειες για το κάθε στάδιο χωριστά αλλά τουλάχιστον αυτήν την στιγμή έχετε έναν «μπούσουλα» ώστε να μπορείτε άμεσα να αποφασίζετε πως πρέπει να διαχειριστείτε το κάθε τι που βρίσκει το δρόμο του προς το inbox σας.

Καλή συνέχεια !