Από την Μαρία Μηλιάτση για το περιοδικό Productive Habits.
Οτιδήποτε δεν ανήκει εκεί όπου βρίσκεται, με τον τρόπο που βρίσκεται εκεί, αποτελεί μια ανοιχτή εκκρεμότητα η οποία τραβά την προσοχή σας. Θα μπορούσε να είναι είτε κάτι πολύ μεγάλο και σοβαρό είτε κάτι πολύ μικρό και φαινομενικά ασήμαντο. Σκεφτείτε πόσα πράγματα έχετε την ευθύνη να αλλάξετε, να τελειώσετε, να διαχειριστείτε, ή απλώς να κάνετε κάτι για αυτά. Δυστυχώς το μυαλό μας δεν είναι σε θέση να ξεχωρίσει τι είναι ποιο σημαντικό και έτσι ίσως θα σας θυμίσει να πάρετε φαγητό για το σκύλο αλλά όχι να στείλετε εκείνο το σημαντικό email εντός της προθεσμίας σας. Αυτό δημιουργεί ένταση στον ψυχισμό σας καθώς συνεχώς έχετε την αίσθηση ότι κάτι πρέπει να θυμηθείτε να κάνετε.
Για να καταφέρoυμε να διαχειριστούμε όλες αυτές τις ανοιχτές εκκρεμότητες επιτυχώς πρέπει πρώτα να τις αναγνωρίσουμε και να τις συλλέξουμε σε ένα σύστημα που εμπιστευόμαστε, αυτό που ο David Allen ονομάζει “collection bucket” και μετά να σχεδιάσουμε πώς θα τις διαχειριστούμε. Mπορεί να φαίνεται απλό, αλλά στην πράξη οι περισσότεροι άνθρωποι δεν ξέρουν πώς να το κάνουν αυτό σταθερά και με επανάληψη κάθε μέρα.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι εργαλείων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να συλλέξουμε όλες τις ανοιχτές εκκρεμότητες είτε αυτές προέρχονται από εξωτερικούς παράγοντες είτε από εμάς τους ίδιους. Για να γίνει επιτυχώς η συλλογή των εκκρεμοτήτων βοηθάει να επισημάνουμε από πού μας έρχονται.
Φυσικό inbox
Ανάλογα με τον τρόπο ζωής και δουλειάς σας θα αποφασίσετε πόσα, ποιά και πού θα είναι τα φυσικά σας inbox
Ένα απλό κουτί εισερχομένων στο γραφείο, είναι αρκετό ώστε να συγκεντρώνουμε εκεί οτιδήποτε έρχεται στα χέρια μας και πρέπει να το διαχειριστούμε. Εκεί θα βάζουμε όλα τα νέα εισερχόμενα έγγραφα, την έγγραφη αλληλογραφία, τα διαφημιστικά φυλλάδια, ένα χαρτάκι με ένα τηλέφωνο που μας άφησε ο συνάδελφος, τις αποδείξεις ή τιμολόγια που ήρθαν στα χέρια μας κλπ.
Αν εργάζεστε σε κίνηση εκτός γραφείου θα δημιουργήσετε ένα κινητό φυσικό inbox που θα βρίσκεται μέσα στην τσάντα σας ή στο αυτοκίνητό σας και εκεί θα μπαίνει ότι νέο εισέρχεται. Θα μπορούσε να είναι ένας κινητός πλαστικός φάκελος ή απλώς ένα χώρισμα στην τσάντα σας αν υπάρχει διαθέσιμο.
Το ίδιο και στο σπίτι, όπου συνήθως το φυσικό inbox είναι η πρώτη κενή επιφάνεια που συναντούμε καθώς μπαίνουμε μέσα. Και εκεί ένα απλό κουτί εισερχομένων αρκεί.
Eργαλεία σημειώσεων σε χαρτί
Κατά την διάρκεια της μέρας (και καμμιά φορά και της νύχτας) μας έρχονται ιδέες ή σκέψεις που εάν δεν καταγραφούν άμεσα είναι μεγάλη η πιθανότητα να μας φύγουν έτσι όπως ήρθαν.. Επίσης δεχόμαστε πληροφορίες που πρέπει να καταγράψουμε ή θυμόμαστε κάτι που πρέπει να κάνουμε. Ότι σας βολεύει ώστε να μπορείτε άμεσα να καταγράψετε το οτιδήποτε, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε. Σπιράλ σημειωματάρια, κάρτες σημειώσεων, μπλόκ σημειώσεων κλπ. και φυσικά στυλό ή μολύβι δίπλα. Αρκεί η σημείωση που θα κρατήσετε να καταλήξει στο φυσικό σας inbox και να μην ξεχαστεί μέσα σε ένα σημειωματάριο. Προσωπικά έχω ένα μόνο notebook που κρατώ πάντα δίπλα μου στο γραφείο και το βάζω και στην τσάντα μου ώστε ανά πάσα στιγμή να μπορώ να το χρησιμοποιήσω.
Εργαλεία σημειώσεων ηλεκτρονικά
Η τεχνολογία έχει προχωρήσει και έτσι υπάρχουν σήμερα πολλών ειδών ηλεκτρονικά εργαλεία από τα οποία μπορείτε να διαλέξετε ποιο σας βολεύει καλύτερα για να χρησιμοποιήσετε ώστε μπορείτε να κρατήσετε άμεσα σημειώσεις πχ στο PDA η ακόμα και στο κινητό σας.
Εργαλεία ηχογράφησης φωνής
Αυτός είναι ένας τρόπος που με βολεύει πολύ και τον χρησιμοποιώ. Ανά πάσα στιγμή θέλω να σημειώσω κάτι και συνήθως όταν είμαι στο αυτοκίνητο και δεν είναι εύκολο να γράψω ή ακόμη και στο γραφείο για πιο γρήγορα, το ηχογραφώ και το επεξεργάζομαι αργότερα. Όλα τα κινητά υποστηρίζουν πια εφαρμογές ηχογράφησης φωνής και μπορείτε να επιλέξετε ποιά σας εξυπηρετεί καλύτερα.
E-mail
Το inbox στο email σας λαμβάνει ήδη όλες τις πληροφορίες που έρχονται από έξω αλλά μπορείτε και οι ίδιοι να το χρησιμοποιήσετε στέλνοντας e-mail στον εαυτό σας οτιδήποτε δεν θέλετε να ξεχάσετε, κάποιο link για ένα άρθρο που θέλετε να διαβάσετε κλπ.
Μια σημαντική οδηγία που μας δίνει ο David Allen για την επιτυχημένη συλλογή όλων των εκκρεμοτήτων είναι ότι πρέπει να έχουμε όσα περισσότερα in-baskets μας χρειάζονται αλλά και όσα λιγότερα είναι δυνατόν να έχουμε. Προσπαθήστε όσο γίνεται να περιορίσετε τα φυσικά inbox στα απολύτως απαραίτητα. Προσωπικά έχω ένα στο γραφείο, ένα στο σπίτι και ένα στην τσάντα μου.
Το επόμενο βήμα αφού έχουμε καταφέρει επιτυχώς να συλλέγουμε όλες τις πληροφορίες στα inbox μας είναι το να μάθουμε καθημερινά να αδειάζουμε όλα τα inbox μας και να τοποθετούμε τις πληροφορίες σε ένα σύστημα που εμπιστευόμαστε ώστε να μην ξεχαστούν. Το ότι θα αδειάσουμε το inbox δεν σημαίνει αναγκαστικά ότι θα έχουμε τελειώσει με όλα αυτά που είχε μέσα. Απλώς θα τα έχουμε επεξεργαστεί και θα ξέρουμε πια τι πρόκειται να κάνουμε για αυτά.
Ήδη όμως συλλέγοντας τα open loops είμαστε πιο κοντά στο να νικήσουμε το χάος !
Αφήστε μια απάντηση