Από την Μαρία Μηλιάτση για το περιοδικό Productive Habits
Tην προηγούμενη φορά είδαμε πώς να συλλέξουμε τις ανοιχτές εκκρεμότητες (open loops) που προέρχονται από το περιβάλλον μας χρησιμοποιώντας φυσικά και ηλεκτρονικά inbox. Δεν είναι όμως μόνο αυτές που απασχολούν το μυαλό και τον ψυχισμό μας. Στόχος μας είναι να συλλέξουμε ΟΛΑ όσα έχουν την προσοχή μας. Πως θα γίνει αυτό? Με το σχολαστικό «σκούπισμα» του μυαλού μας ή αλλιώς “Mindsweep”. Όπως λέει και ο David Allen, πρέπει να εξωτερικεύσουμε κυριολεκτικά εκατοντάδες σκέψεις που μπορεί να έχουμε, οτιδήποτε απασχολεί την ψυχική μνήμη RAM.
Προσωπικά, και σας το προτείνω, όταν πρόκειται να κάνω mindsweep το προγραμματίζω από πριν, διαλέγω μια μέρα που να είμαι τελείως ελεύθερη ή τουλάχιστον να έχω αρκετές ώρες μπροστά μου χωρίς καμία ενόχληση από πουθενά, επιλέγω χώρο χωρίς τηλεόραση και κλείνω το κινητό μου. Αν το κάνετε για πρώτη φορά μπορεί να σας πάρει και πάνω από μία μέρα, ανάλογα με το πόσα open loops έχετε. Αν είστε λάτρεις του γραψίματος χρησιμοποιείστε ένα τετράδιο και στυλό που να σας βολεύουν, για μένα λειτουργεί καλύτερα να πληκτρολογώ σε ένα word αρχείο γιατί έτσι μπορώ μετά να το επεξεργαστώ πιο εύκολα.
Υπάρχουν ορισμένα tips που θα ήταν καλό να ακολουθήσετε ώστε να αποκομίσετε όσο το δυνατόν περισσότερα από αυτήν την εμπειρία.
-Καθώς θα γράφετε, μην σταματάτε για να σκεφτείτε όλα αυτά που σας έρχονται στο μυαλό, απλά καταγράψτε τα.
-Να είστε απόλυτα ειλικρινείς, άλλωστε είστε μόνο εσείς και ο εαυτός σας, κανείς δεν θα σας ελέγξει και μετά μπορείτε να σκίσετε και να πετάξετε ότι γράψατε χωρίς κανείς να σας πει τίποτε.
-Απλώς καταγράψτε ότι πιθανόν να έχει ακόμη και το παραμικρό νόημα για σας.
-Πιάστε οτιδήποτε έχετε πάνω-πάνω στο μυαλό σας, οτιδήποτε σας έρχεται άμεσα γιατί, ότι σας έρθει στο μυαλό σημαίνει ότι κάτι δεν έχετε κάνει για αυτό, κάτι δεν έχει ολοκληρωθεί, κάτι λείπει ώστε να φύγει τελείως από το μυαλό σας.
-Θα δείτε ότι σας έρχονται στο μυαλό διάφορα και με τελείως τυχαία σειρά μικρά, μεγάλα προσωπικά, επαγγελματικά, με καμία λογική σειρά μεταξύ τους. Στο στάδιο αυτό μας ενδιαφέρει η ποσότητα όχι η ποιότητα , γράψτε ότι σας έρχεται, είναι καλύτερα να επαναλάβετε κάτι παρά να μην το συμπεριλάβετε, πιάστε τα όλα !!
Παρακάτω δίνω κάποια triggers, που θα σας βοηθήσουν να ανακαλέσετε όλα αυτά που σκέφτεστε και στην πορεία όσο πιο έμπειροι γίνεστε θα φτιάξετε δικές σας triggers lists που θα είναι στα μέτρα σας και θα δουλεύουν καλύτερα για εσάς. Επίσης στo ακόλουθo link μπορείτε να ακούσετε ένα podcast όπου ο ίδιος ο David Allen καθοδηγεί ένα mindsweep.
Episode #3 – David Allen guides you through a Mind Sweep
http://gettingthingsdone.com/2015/05/podcast-03-david-allen-guides-you-through-a-mind-sweep/
Σκεφτείτε λοιπόν ότι έχει συμβεί τις τελευταίες μέρες, συζητήσεις που κάνατε, αλληλογραφία ή emails που λάβατε.
Σκεφτείτε θέματα δουλειάς, project που έχουν προκύψει και δεν τα έχετε ακόμη ξεκινήσει, οτιδήποτε θεωρείτε ως πρόβλημα και ίσως πρέπει να γίνει project.
Αν τυχόν ήδη χρησιμοποιείτε ημερολόγιο ρίξτε μια ματιά στα γρήγορα μερικές βδομάδες πριν, ίσως κάτι δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμη, μια συνάντηση που αναβλήθηκε αλλά δεν έχει προγραμματιστεί εκ νέου, αλλά και μερικές βδομάδες μετά, σε γενέθλια που ίσως έρχονται, συναντήσεις, παρουσιάσεις για τις οποίες πρέπει να προετοιμαστείτε, διακοπές που πρέπει να σχεδιάσετε, οικογενειακές εκδηλώσεις, συνευρέσεις, είμαι σίγουρη ότι κάτι θα βρείτε που σας έχει ξεφύγει.
-Κάτι που με βοηθάει πολύ επίσης είναι να περνάω από τους χώρους στους οποίους κινούμαι είτε φυσικά είτε με το μυαλό μου.
Σκεφτείτε το γραφείο σας οτιδήποτε στην επιφάνειά του, δίπλα στο γραφείο σας, στα inbox σας, κάτι που ακόμη δεν ασχοληθήκατε με αυτό.
Σκεφτείτε προϊσταμένους, συναδέλφους, υφισταμένους, συνεργάτες σας.
Ακόμη για τον ηλεκτρονικό εξοπλισμό σας, εκτυπωτές, φαξ, κινητά, υπολογιστές, tablet κλπ.
Υπάρχει κάτι που περιμένετε να παραλάβετε;
Το ίδιο και στο σπίτι, σκεφτείτε τους χώρους, μέσα και έξω από το σπίτι, στον κήπο, στο γκαράζ, κάποια πρίζα που θέλει φτιάξιμο, λουλούδια που θέλουν πότισμα, βρύσες που ίσως θέλουν σφίξιμο, οτιδήποτε μπορεί να θέλει καθάρισμα, επισκευή κλπ
Προσωπικά, οικονομικά, περιουσιακά στοιχεία, επενδύσεις τραπεζικά ζητήματα.
Για το αυτοκίνητό σας, σέρβις, ασφάλειες κλπ
-Ας πάμε και σε λίγο πιο σύνθετες σκέψεις.
Τι είναι τα 4-5 πράγματα που είστε υπεύθυνοι για να χειρίζεστε σωστά, είναι ξεκάθαρη η δουλειά που πρέπει να κάνετε;
Οι υπευθυνότητες που έχετε, θέματα για έρευνα, ανάπτυξη, πωλήσεις μάρκετινγκ, προσλήψεις, επιδόσεις, προνόμια, περιουσιακά στοιχεία, έλεγχοι ποιότητας, θέματα τεχνολογίας.
Σκεφτείτε σχετικά με την απόδοσή σας σε διάφορα θέματα, πιθανότητες, ευκαιρίες που ίσως σας παρουσιάστηκαν, στόχους που μπορεί να έχετε.
Σκεφτείτε τους ανθρώπους στην ζωή σας, την οικογένειά σας, τους φίλους σας, τα κατοικίδιά σας, ακόμη σκεφτείτε τυχόν συζητήσεις που θέλετε ή πρέπει να κάνετε. Ας περάσουμε στις σχέσεις σας αισθηματικές, οικογενειακές, φιλικές. Ποιούς έχετε να δείτε καιρό και το αμελείτε.
Οτιδήποτε σχετικά με την δική σας προσωπική ή επαγγελματική ανάπτυξη, μαθήματα που θέλετε να κάνετε, γλώσσες που θέλετε να μάθετε, οτιδήποτε στο οποίο θέλετε να γίνετε καλύτεροι.
Μην ξεχνάμε την διασκέδασή σας, συναυλίες που θα θέλατε να παρακολουθήσετε, θεατρικά έργα, δραστηριότητες με την οικογένεια.
Σε σχέση με την δημιουργικότητα και την δημιουργική σας έκφραση, μαθήματα, σπουδές που θα θέλατε να κάνετε.
Για τον καθένα υπάρχει κάτι διαφορετικό, δεν είναι μόνο τα θέματα που αφορούν την εργασία σας αλλά οτιδήποτε αφορά την ζωή σας για το οποίο θέλετε να έχετε τον έλεγχο, ο πλούτος σας, τα χόμπυ, οι στόχοι, τα οράματα, οι σκοποί σας.
Ρωτήστε τον εαυτό σας τι είναι αυτό για το οποίο ξυπνήσατε μέσα στην νύχτα, υπάρχει κάτι για το οποίο χρονοτριβείτε και γιατί;
-Όταν θεωρήσετε ότι τελειώσατε ξαναδιαβάστε ότι γράψατε γιατί ίσως κάτι ακόμη έρθει στην επιφάνεια
-Μόλις ολοκληρώσετε το mindsweep, ανοίξτε το ημερολόγιό σας και προγραμματίστε πότε θα το ξανακάνετε. Δεν υπάρχουν κανόνες, εσείς θα αποφασίσετε πότε. Να ξέρετε όμως ότι όσο απασχολημένοι και αν είστε στην πραγματικότητα θα σας γλιτώσει περισσότερο χρόνο από όσο θα σας πάρει για να το κάνετε και θα σας προσφέρει την ηρεμία ότι όλα όσα απασχολούσαν τον ψυχισμό σας έχουν καταγραφεί.
Μην τρομάξετε από τον όγκο των θεμάτων, το μυαλό δεν είναι καλό μέρος για να τα κρατάτε όλα αυτά. Είναι εκεί γιατί δεν τους έχετε δώσει αρκετή προσοχή, γιατί δεν έχετε ορίσει τι πρέπει και πότε πρέπει να γίνει κάτι για αυτά.
Aυτή η λίστα είναι ένα ακόμη inbox και μαζί με το φυσικό και το ηλεκτρονικό σας inbox, περιέχουν όλα σας τα open loops. Απλώς και μόνο το να τα βγάλετε από τo κεφάλι σας, να τα αναγνωρίσετε και να καταγράψετε θα σας βοηθήσει για να έχετε περισσότερο έλεγχο και focus, αλλά θα πρέπει σύντομα να κάνετε κάτι για αυτά αλλιώς θα ξαναμπούν πάλι εκεί…
Έτοιμοι για το επόμενο βήμα; Εάν θέλετε να σας στείλω μια πολύ καλή trigger list που χρησιμοποιώ και εγώ μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου!!
Αφήστε μια απάντηση