Συνέδρια και Ημερίδες

Πως οργανώνονται με επιτυχία;

Slide 3 - Conference 0Προχωράμε σε μια εποχή που οι επαγγελματικές ημερίδες και εκθέσεις αποκτούν όλο και περισσότερη σημασία για τις επιχειρήσεις και είναι από μόνες τους ένας κλάδος του μάρκετινγκ που αν γίνει σωστά θα είναι το βασικό όπλο για το μάρκετινγκ μιας εταιρίας.

Δεν είναι ότι ξαφνικά άρχισε περισσότερος κόσμος να ενδιαφέρεται για τις ημερίδες και τις εκθέσεις αλλά περισσότερο γιατί αποδεικνύονται η καλύτερη λύση για την προβολή μιας επιχείρησης σε στοχευμένο κοινό. Πρέπει όμως να γίνονται σωστά και να υπάρχει καλή επιστροφή της επένδυσης έτσι ώστε να μπορούν να συνεχίζονται. Τι κάνει όμως μια επιχειρηματική ημερίδα ή έκθεση να είναι επιτυχημένη;

Σίγουρα οι επισκέπτες μιας έκθεσης σε σχέση με τους χορηγούς μια έκθεσης έχουν πολύ διαφορετικές προτεραιότητες. Η εμπειρία για έναν ομιλητή είναι πολύ διαφορετική από αυτή ενός εκθέτη. Υπάρχουν όμως μερικά πράγματα που πρέπει να είναι σωστά για να είναι καλή η εμπειρία για όλους αυτούς. Ας δούμε μερικά:

Το Θέμα. Το γενικό θέμα της έκθεσης ή ημερίδας καθώς επίσης και το στήσιμο της μπορεί να βοηθήσει πάρα πολύ στο να ετοιμάσει ψυχολογικά τους επισκέπτες για το τι πρέπει να περιμένουν από αυτήν. Πρέπει να είναι ξεκάθαρο και να έχει σκοπό να εμπνεύσει τους επισκέπτες σχετικά με αυτό.

Επικοινωνία. Πριν, κατά την διάρκεια, και μετά την έκθεση ή επικοινωνία είναι πάρα πολύ σημαντική. Δεν αρκεί να σταλθούν μόνο μερικές προσκλήσεις πριν από το γεγονός. Πρέπει να καλυφθούν όλες οι πληροφορίες από νωρίς, να ξέρει ο ενδιαφερόμενος που θα πάει να γραφτεί στην έκθεση, με ποιον πρέπει να μιλήσει εάν θέλει κάποια πληροφορία, ποια είναι τα θέματα της έκθεσης και πότε ξεκινάνε, που θα βρει μετά την έκθεση πληροφορίες, τα πάντα. Ειδικά η προώθηση της έκθεσης μετά την λήξη της είναι πολύ σημαντική για την επιτυχία της επόμενης.

Οργάνωση. Όταν έχεις να κάνεις με σπόνσορες, ομιλητές, εκθέτες, επισκέπτες, προσωπικό, πρέπει να ξέρεις που πρέπει να είναι ο καθένας, πότε και πως. Είναι πολύ δύσκολο να είναι όλοι αυτοί ευχαριστημένοι από το αποτέλεσμα αλλά η οργάνωση και άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες που απαιτούνται παίζει μεγάλο ρόλο.

Περιεχόμενο. Όλοι έχουμε πάει σε συνέδρια που το περιεχόμενο πολλών ομιλιών δεν έχει καμία σχέση με το θέμα του συνεδρίου. Εκεί γίνεται μια τεράστια ‘κοιλιά’ στην εμπειρία του συνεδρίου και χάνεται το ενδιαφέρον. Θέλει προσοχή στους ομιλητές, το περιεχόμενό τους και τον τρόπο με τον οποίο θα το προβάλουν.

Διαλείμματα. Δώστε αρκετό χρόνο από την μία ομιλία στην άλλη έτσι ώστε να μπορεί ο επισκέπτης να πάρει ένα ποτήρι καφέ αλλά όχι υπερβολικό ώστε να ξεχαστεί από το πρόγραμμα.

Socializing. Το περισσότερο κέρδος από αυτές τις εκθέσεις και ημερίδες πολλές φορές γίνεται στον ‘νεκρό’ χρόνο που υπάρχει για να μιλήσει ο κόσμος μεταξύ τους. Η σύνδεση με άλλους επαγγελματίες και η δουλειά που γίνεται έτσι είναι πολύ σημαντική για πολλούς επισκέπτες. Ο προσχεδιασμένος χρόνος για αυτό είναι σίγουρα κάτι που θα εκτιμήσουν οι επισκέπτες και θα το περιμένουν και την επόμενη χρονιά. Είτε κατά την διάρκεια είτε στο τέλος της έκθεσης κάποιο eventμπορεί να αποβεί καθοριστικός παράγοντας για την επιτυχία της.

Περίπτερα. Σίγουρα το να έχει κάποιος πολλούς χορηγούς με περίπτερα στην έκθεσή του είναι πάρα πολύ σημαντικό. Πολύς κόσμος περιμένει να υπάρχουν για να μπορέσει να ρίξει μια ματιά σε αυτά που τον ενδιαφέρουν από τον χώρο.

Καλή τύχη σε όλους!

Αφήστε μια απάντηση