Όταν μιλάμε για παραγωγικότητα και συνεργατική εργασία οι ομάδες πάντα προσπαθούν να βρουν το πλεονέκτημα. Ο τρόπος που εργαζόμαστε εξελίσσεται διαρκώς, και με αυτό εξελίσσονται και το εργαλεία που χρησιμοποιούμε για να φέρουμε εις πέρας την εργασία μας.
Ο στόχος του software οργάνωσης συνεργατικής εργασίας είναι να βοηθήσει τις ομάδες να εργαστούν πιο αποδοτικά το οποίο είναι λογικό.
Σε ποιον δεν αρέσει να κάνει περισσότερα σε λιγότερο χρόνο; Όταν τα χρησιμοποιούν σωστά, αυτά τα εργαλεία βοηθούν τις ομάδες να αξιοποιήσουν με τον καλύτερο τρόπο τους πόρους τους οποίους έχουν έτσι ώστε να ολοκληρώσουν τα project τους.
Αυτός ο οδηγός είναι μια βαθύτερη ματιά στο πως γίνεται στην πραγματικότητα αυτό.
Τι είναι η Διαχείριση Συνεργατικής Εργασίας;
Διαχείριση Συνεργατικής Εργασίας είναι η διαδικασία του σχεδιασμού, παρακολούθησης και εκτέλεσης εργασιών από μια ομάδα ανθρώπων με σκοπό να επιτευχθεί ένας κοινός στόχος.
Ευτυχώς υπάρχουν εργαλεία Διαχείρισης Συνεργατικής Εργασίας που μπορούν να κάνουν τον σχεδιασμό εργασιών ευκολότερο – αν και κανένα από αυτά δεν προσφέρει έναν συνδυασμό χαρακτηριστικών που να δουλεύουν για κάθε ανάγκη της συνεργατικής εργασίας.
Όποιο όμως εργαλείο συνεργατικής εργασίας και να επιλέξουμε είναι καλό να προσφέρει ένα κοινό σετ χαρακτηριστικών που επιτρέπουν την συγχρονισμένη συνεργατικότητα. Χαρακτηριστικά όπως
- Ανάθεση εργασιών
- Παρακολούθηση και διατήρηση της προόδου εργασιών
- Διαμοιρασμός αρχείων
- Μηνύματα
- Μελλοντική οργάνωση εργασιών (Scheduling)
- Δημιουργία λίστας εργασιών
Το καλύτερο software για διαχείριση συνεργατικής εργασίας ουσιαστικά βοηθάει τους υπεύθυνους έργου να απλοποιήσουν διαδικασίες και να ενσωματώσουν ένα πρακτικό σετ από χρήσιμα εργαλεία.
Οφέλη από την χρήση εργαλείων Διαχείρισης Συνεργατικής Εργασίας
Ας μιλήσουμε όμως για τα θετικά της χρήσης των σωστών εργαλείων διαχείρισης συνεργατικής εργασίας.
Κάνουν δυνατή την απομακρυσμένη εργασία.
Τα εργαλεία συνεργατικής εργασίας και το software μπορούν να δώσουν στην ομάδα την ικανότητα να εργάζονται από οπουδήποτε οποιαδήποτε ώρα. Κάνοντας δυνατή την ασύγχρονη ή ζωντανή συνεργασία μπορείτε να έχετε ευέλικτη εργασία για τα μέλη της ομάδας.
Η πρόοδος των εργασιών παρακολουθείται και τα προβλήματα αναγνωρίζονται γρήγορα. Οι αλλαγές γίνονται σε πραγματικό χρόνο έτσι ώστε να είναι όλοι σύμφωνοι σε μία πηγή, σε μία αλήθεια.
Βελτιώνει την επικοινωνία και την συνεργασία.
Εργαλεία όπως οι ClickUp Whiteboards βοηθούν την γρήγορη επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας μέσα από δυνατότητες chat. Δίνουν την δυνατότητα στις ομάδες να μοιράζονται πληροφορίες για την εργασίας σε πραγματικό χρόνο και να συγκεντρώνουν τις επικοινωνίες chat τους μαζί με το ιστορικό, γύρω από σημαντικές αποφάσεις του έργου.
Μειώνει τα κόστη του project.
Όταν τα μέλη μιας ομάδας εργάζονται αποτελεσματικά, παράγουν μεγαλύτερο έργο σε λιγότερο χρόνο. Αυτό οδηγεί σε αυξημένη παραγωγικότητα για ολόκληρη την ομάδα. Οι καθοριστικές ημερομηνίες είναι ευκολότερο να κρατηθούν γιατί μια κεντρική διαχείριση εργασιών σταματάει την ασυνεννοησία ή την έλλειψη ευθυνών ή χαμένων εγγράφων που καθυστερούν τις ομάδες.
Αυξάνει την παραγωγικότητα με την τήρηση ημερομηνιών
Όταν τα μέλη της ομάδα συνεργάζονται αρμονικά και γρήγορα, βγάζουν περισσότερη δουλειά σε λιγότερο χρόνο. Αυτό κάνει ολόκληρη την ομάδα να είναι πιο παραγωγική. Δεν χάνονται οι ημερομηνίες παράδοσης εργασιών γιατί είναι με το εργαλείο διαχείρισης συνεργατικής εργασίας δεν υπάρχουν κενά στην επικοινωνία ή χαμένα αρχεία που καθυστερούν τις ομάδες.
Καλύτερη ικανότητα αποφάσεων
Η καλύτερη ικανότητα αποφάσεων είναι ένα πολύ σημαντικό στοιχείο σε έναν κόσμο με γρήγορους ρυθμούς. Όταν τα μέλη μιας ομάδας εργάζονται μαζί με μεγάλη διαφάνεια στα εργαλεία διαχείρισης που χρησιμοποιούν, τότε έχουν και περισσότερο χρόνο για να παίρνουν καλύτερες αποφάσεις.
Και, όπως ξέρουμε, οι καλύτερες αποφάσεις φέρνουν καλύτερα αποτελέσματα που σημαίνει καλύτερο τελικό αποτέλεσμα.
Ζωντανή συνεργατική εργασία.
Με μια πλατφόρμα παραγωγικότητας όπως το ClickUp οι ομάδες χρησιμοποιούν εργαλεία ζωντανής συνεργατικής εργασίας τα οποία πηγαίνουν πολύ πιο μακριά από ένα κοινό αρχείο Google doc. Για παράδειγμα μπορείτε να σχολιάζετε και να επικοινωνείτε ζωντανά σε ένα αρχείο και να βλέπετε τι προσθέτει το άλλο μέλος της ομάδας εκείνη την ώρα.
Το ClickUp το κάνει εύκολο αυτό μέσα στο Workspace σας, χωρίς να χρειάζεστε κάποιο εξωτερικό πρόγραμμα κειμένου!
Πως να επιλέξετε ένα εργαλείο Διαχείρισης Συνεργατικής Εργασίας.
Η επιλογή ενός εργαλείου Διαχείρισης Συνεργατικής Εργασίας δεν είναι εύκολη υπόθεση και υπάρχουν αρκετά από τα οποία μπορεί να διαλέξει κάποιος.
Αλλά μια δύσκολη προσπάθεια δε σημαίνει απαραίτητα μια αδύνατη. Βοηθά να ξεκινήσετε με το να προσδιορίσετε τις λεπτομέρειες της ομάδας σας. Χρησιμοποιώντας και τις ανάγκες της ομάδας σας και τους στόχους του έργου σας ως κριτήρια αναφοράς είναι ένας τρόπος για να διασφαλίσετε ότι θα έχετε ό,τι χρειάζεστε σε μια λύση διαχείρισης συνεργατικής εργασίας. Σκεφτείτε τα εξής:
- Το μέγεθος και οι ροές εργασίας της ομάδας σας: Όπως δε θέλετε να πληρώσετε για ένα εργαλείο με δυνατότητες που η δική σας διμελής ομάδα μπορεί να μη χρειαστεί ποτέ, έτσι δε θέλετε να επιλέξετε ένα εργαλείο που περιορίζει τις δυνατότητες μιας αναπτυσσόμενης ομάδας.
- Το προϋπολογισμό σας: Όσο πιο περίπλοκες είναι οι ανάγκες σας στη διαχείριση του έργου, τόσο περισσότερο θα πρέπει να πληρώσετε για προηγμένες δυνατότητες.
- Οι μελλοντικές σας ανάγκες: Είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα εργαλείο που καλύπτει τις ανάγκες της ομάδας σας τώρα. Αλλά πρέπει επίσης να σκεφτείτε πού οδηγείτε η ομάδα σας και ποια εργαλεία θα χρειαστείτε όταν φτάσετε εκεί.
Καθώς βαθμολογείτε περαιτέρω τη διαδικασία επιλογής, εδώ είναι μερικές γενικές ερωτήσεις που πρέπει να σκεφτείτε:
Χρειάζεστε να ενσωματώσετε το εργαλείο συνεργασίας με άλλα λογισμικά εργαλεία;
Εάν δεν είστε σίγουροι, ρίξτε μια ματιά σε πώς η ομάδα σας εκτελεί τις εργασίες. Υπάρχουν υπάρχοντα εργαλεία συνεργασίας που κάνουν πολλή δουλειά όταν πρόκειται για τη διαχείριση έργων και δε θέλετε να τα αντικαταστήσετε; Χρειάζεστε ενσωμάτωση ειδικού λογισμικού για τηλεδιασκέψεις στην λύση συνεργασίας;
Υπάρχει κάποια καμπύλη εκμάθησης;
Κάποια εργαλεία συνεργασίας είναι κατασκευασμένα για μικρότερες ομάδες και είναι πιο εύχρηστα, ενώ άλλα είναι πιο πολύπλοκα και απαιτούν κάποιο χρόνο για την εκμάθηση από την ομάδα σας. Λάβετε υπόψη την καμπύλη εκμάθησης και τον χρόνο που απαιτείται για να ξεκινήσει η ομάδα σας με το σωστό πόδι.
Πως είναι η υποστήριξη πελατών;
Η υποστήριξη πελατών είναι εύκολο να παραβλέπεται, αλλά είναι κρίσιμο κομμάτι της διαδικασίας επιλογής. Θέλετε να μπορείτε εύκολα να επικοινωνείτε με κάποιον αν έχετε ερωτήσεις, αντιμετωπίζετε προβλήματα ή χρειάζεστε τεχνική υποστήριξη. Ορισμένα λογισμικά προσφέρουν ακόμη και προσαρμοσμένες συνεδρίες εκπαίδευσης για μεγάλες ομάδες.
Ποιο είναι το καλύτερο εργαλείο Διαχείρισης Συνεργατικής Εργασίας;
Το ClickUp είναι το καλύτερο εργαλείο διαχείρισης συνεργατικής εργασίας για startups, επιχειρήσεις και κάθε επιχειρηματική δραστηριότητα για πολλούς λόγους. Εδώ είναι μια γρήγορη επισκόπηση των ισχυρών εργαλείων και χαρακτηριστικών διαχείρισης συνεργατικής εργασίας στο ClickUp:
Δείτε την εργασία σας με τον δικό σας τρόπο με 10+ project views.
Οι ατομικοί συνεισφέροντες που εργάζονται σε εργασίες ως μέρος μιας μεγαλύτερης ομάδας μπορούν να δημιουργήσουν προβολές για να εμβαθύνουν στο έργο που τους έχει ανατεθεί. Οι πιο δημοφιλείς προβολές περιλαμβάνουν:
- Προβολή λίστας: Οργανώστε τις εργασίες σας σε μια λίστα ταξινομώντας, φιλτράροντας, ομαδοποιώντας και προσαρμόζοντας τις στήλες
- Προβολή καρτέλας: Μετακινείστε εύκολα τις εργασίες σας μεταξύ διαφορετικών στηλών (όπως σε έναν πίνακα Kanban)
- Προβολή ημερολογίου: Προγραμματίστε και διαχειριστείτε τις εργασίες και τους πόρους σας σε μορφή ημερολογίου.
Εργαστείτε διασταυρωτικά με τις εργασίες και τις σχέσεις.
Οι εργασίες είναι τα θεμελιώδεις στοιχεία του ClickUp. Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε πολλαπλά μέλη της ομάδας, να κρατάτε ενημερωμένα τα αρχεία, να ορίζετε καταστάσεις και να προσθέτετε σχόλια για να ενημερώνετε όλους για την πρόοδο. Εντός μιας εργασίας, μπορείτε να εκτελέσετε αυτές τις ενέργειες για μια απρόσκοπτη συνεργασία στον χώρο εργασίας:
- Προβολή ιστορικού δραστηριοτήτων, συμπεριλαμβανομένων των αλλαγών ημερομηνίας λήξης, ενημερώσεων πεδίων προσαρμογής και όλων των συνομιλιών
- Αποτελεσματική επικοινωνία με /Slash Commands και συντομεύσεις πληκτρολογίου
- Αναφορά εργασιών και εγγράφων για αναφορά στον χώρο εργασίας (δεν είναι διαθέσιμο σε πολλά εργαλεία διαχείρισης)
- Έναρξη συνεδρίας Zoom από μια εργασία ClickUp
Το λογισμικό συνεργασίας του ClickUp χρησιμοποιεί μια λειτουργία εξαρτήσεων εργασιών για να δείχνει εύκολα ποιες εργασίες εξαρτώνται από άλλες και να προγραμματίσετε αναλόγως. Αυτό είναι χρήσιμο όταν προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου ή όταν προσπαθείτε να εντοπίσετε πιθανά σημεία συμφόρησης.
Στο ClickUp, οι εξαρτήσεις των εργασιών χρησιμοποιούνται για να δείτε εύκολα ποιες εργασίες εξαρτώνται από άλλες και να σχεδιάσετε ανάλογα. Αυτό είναι χρήσιμο όταν προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου ή όταν προσπαθείτε να εντοπίσετε δυνητικά σημεία αδυναμίας. Μπορείτε να αναδιατάξετε τις εξαρτήσεις για να δείτε τον αντίκτυπο των αλλαγών στην ημερομηνία παράδοσης στις εργασίες εντός της προβολής Gantt στο ClickUp.
Αποτελεσματική διανομή των πόρων στην καθημερινή εργασία.
Κατά τη διαδικασία δημιουργίας συνεργατικών ροών εργασίας, οι λειτουργίες διαχείρισης πόρων δεν πρέπει να παραμεληθούν. Αυτές επιτρέπουν στους διαχειριστές έργων να εξετάσουν τη χρήση πόρων – είτε αυτό είναι άνθρωποι, χρήματα ή χρόνος – και να δώσουν στις ομάδες μια ιδέα δράσεων για το τι χρειάζεται για να ολοκληρωθεί ένα έργο.
Το ClickUp φέρνει τις ομάδες κοντά.
Με την έναρξη της απομακρυσμένης εργασίας και όλων των ταχύτατων αλλαγών που συμβαίνουν στον χώρο εργασίας, οι ομάδες χρειάζονται ένα αξιόπιστο τρόπο για να παραμείνουν συνδεδεμένες, ευθυγραμμισμένες και παραγωγικές.
Τα εργαλεία συνεργασίας είτε επιβραδύνουν είτε ενισχύουν την παραγωγικότητα της ομάδας, επομένως, αν ψάχνετε για μια μοναδική πλατφόρμα για να ευθυγραμμίσετε τις ομάδες σας, δοκιμάστε το ClickUp δωρεάν και σταματήστε να αλλάζετε μεταξύ πολλών εφαρμογών και πολλαπλών εργαλείων για να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας.
Το άρθρο είναι μετάφραση από το blog του ClickUp.
Μηλιάτσης Γιάννης
Founder of www.Bizman.gr #Productivity , #running, #Sales #training and #blogging makes me happy!!! Εκπαιδευτής Πωλήσεων και Παραγωγικότητας. Ο στόχος μου είναι να βοηθάω καθημερινά τους ανθρώπους να βελτιώσουν τον εαυτό τους και την επιχείρησή τους. ClickUp Expert.
Αφήστε μια απάντηση