Και στοιχίζουν για την εταιρία μας.
Κανείς δεν είναι τέλειος, όσο και να εκτιμούμε τις ικανότητες και δυνατότητές μας. Και στο Project Management κάνουμε κάποια λάθη τα οποία μας στοιχίζουν σε κάθε έργο που αναλαμβάνουμε να διεκπεραιώσουμε. Η λίστα αυτών των λαθών μπορεί να είναι πάρα πολύ μεγάλη, αλλά συγκεντρωμένα σήμερα εδώ είναι 5 τα οποία είναι ίσως και τα πιο συχνά, και αυτά που μπορούν να διαλύσουν όλες μας τις προσπάθειες να το περισώσουμε.
Υποθέτουμε ότι ο προϋπολογισμός του έργου είναι μια γενική κατευθυντήρια γραμμή και όχι κάτι απόλυτο.
Ο project manager παίρνει στα χέρια του πάντα μαζί με το έργο ένα συγκεκριμένο προϋπολογισμό. Τελεία.
Πάντα υπάρχει ένας συγκεκριμένος προϋπολογισμός. Είτε είναι καθορισμένος από την ίδια την εταιρία για κάποιο εσωτερικό έργο ή είναι μια τιμή που έχουμε δώσει σε κάποιον πελάτη μας. Είναι σίγουρο ότι αυτήν την τιμή και μόνο θα θέλει να πληρώσει ο πελάτης μας ή εταιρίας μας. Όπως και να έχει ο προϋπολογισμός είναι δική σας ευθύνη. Εάν για κάποιο λόγο δεν σας έχει δοθεί ο προϋπολογισμός πρέπει να τον ψάξετε και να τον βρείτε. Και αυτό γιατί στο τέλος του έργου εσείς θα είστε αυτοί που θα πρέπει να λογοδοτήσετε με βάση αυτόν, είτε στην εταιρία σας, είτε στον πελάτη σας.
Υποθέτουμε ότι οι μικρές αλλαγές δεν παίζουν ρόλο.
Καμιά αλλαγή δεν είναι αρκετά μικρή για να την αφήσουμε χωρίς προσοχή. Όποιες αλλαγές προκύψουν θα πρέπει να είναι σύμφωνες με την γενική κατεύθυνση του έργου, και δεν είναι εύκολο πάντα να αναγνωρίσουμε τι αλλαγές επηρεάζουν ολόκληρο το έργο και είναι εκεί που είναι απαραίτητο το μάνατζμεντ. Αγνοώντας την σημασία των αλλαγών που γίνονται μπορούμε πολύ εύκολα να βρεθούμε εκτός προϋπολογισμού χωρίς να ξέρουμε ακριβώς γιατί και θα βρεθούμε χωρίς στοιχεία για να παρουσιάσουμε όταν μας ζητηθεί ο λόγος κατά την ολοκλήρωση του έργου.
Αντιμετωπίζουμε την διαχείριση ρίσκου σαν κάτι προαιρετικό.
Το ρίσκο είναι κάτι το οποίο είναι δεδομένο, και στα περισσότερα έργα κάποια από τα προβλήματα που αναγνωρίζουμε στην αρχή τα βρίσκουμε μπροστά μας κατά την διάρκεια. Πρέπει να οργανώνουμε σχεδιασμό αντιμετώπιση προβλημάτων στην αρχή του έργου και να προετοιμάσουμε τον εαυτό μας και την εταιρία για να αντιδράσει στα προβλήματα. Δεν υπάρχει περίπτωση να προετοιμαστούμε για τα πάντα αλλά μπορεί να σώσουμε ένα έργο ένα βρεθούμε προετοιμασμένοι.
Υποθέτουμε ότι ο πελάτης ξέρει τι χρειάζεται.
Σχεδόν πάντα ο πελάτης έρχεται σε μας με ένα δικό του πλάνο για το πώς θα λύσει το πρόβλημά του. Και το λάθος μας σαν projectmanagers είναι ότι διπλό σε τέτοιες περιπτώσεις…πρώτα πιστεύουμε ότι ο πελάτης γνωρίζει πιο είναι το πραγματικό του πρόβλημα και δεύτερον πιστεύουμε ότι ο πελάτης γνωρίζει πως πρέπει να λυθεί. Εάν λόγο φόρτου εργασίας ή οτιδήποτε εμπιστευτούμε τον πελάτη είμαστε εμείς αυτοί που θα κατηγορηθούν όταν αποτύχει το έργο αργότερα γιατί χρησιμοποιήσαμε λάθος εφαρμογές για το πρόβλημά του, ή γιατί η λύση που του δώσαμε δεν του το έλυσε. Ακούμε λοιπόν τι μας λέει ο πελάτης αλλά ανακαλύπτουμε μόνοι μας τις ανάγκες του. Μην νομίζουμε ότι ο πελάτης έψαξε πραγματικά διεξοδικά πιο είναι το πρόβλημα του ή πια είναι η λύση που του ταιριάζει.
Υποτιμούμε την γραφειοκρατία του δημοσίου.
Δεν υπάρχει έργο που να έχει ξεκινήσει και να μην έχει ταλαιπωρηθεί στα γρανάζια της ελληνικής γραφειοκρατίας. Αυτό πρέπει να θεωρείται δεδομένο όταν αναλαμβάνουμε ένα έργο και θα πρέπει να έχουν δημιουργηθεί η κατάλληλες προϋποθέσεις για την αντιμετώπιση αυτού του προβλήματος. Η τυπικότητα και εμπειρία από προηγούμενα έργα σε αυτό το κομμάτι είναι ανεκτίμητη!
Επίλογος.
Δεν πρέπει να δικαιολογούμε τον εαυτό μας λέγοντας ότι υπάρχει φόρτος εργασίας. Πρέπει ο σχεδιασμός να γίνεται σωστά από την αρχή.
Αφήστε μια απάντηση