Η κλασική διαχείριση χρόνου δεν δουλεύει

Χωρίς μια συνολική προσέγγιση η διαχείριση χρόνου δεν δουλεύει.

 

klasikidiaxeirisixronouΣήμερα οι εργαζόμενοι, ή knowledge workers κατά τον Πίτερ Ντράκερ χρησιμοποιούν πλατφόρμες εργασίας που πριν από 15 με 20 χρόνια ούτε τις φαντάζονταν. Ενώ όμως ο τρόπος με τον οποίο γίνεται η δουλειά τους πλέον έχει αλλάξει πάρα πολύ, η εκπαίδευση που λαμβάνουν για την αποδοτικότερη διεκπεραίωση αυτής δεν έχει προχωρήσει αρκετά.

Η παραδοσιακή διδασκαλία διαχείρισης χρόνου μας διδάσκει να κάνουμε κάθε μέρα μια λίστα με τις εργασίες που έχουμε να κάνουμε. Όμως με το που θα πατήσει κάποιος το πόδι του στην εργασία του όλα ανατρέπονται και πρέπει να διαχειριστεί από επείγοντα email μέχρι την εκάστοτε κρίση του γραφείου. Τότε η παραδοσιακή διδασκαλία διαχείρισης χρόνου μας λέει να θέσουμε προτεραιότητες, αλλά σήμερα όλα φαίνονται να είναι επείγοντα και σημαντικά. Μας προτρέπει επίσης να κλείσουμε την πόρτα μας για να είμαστε συγκεντρωμένοι, να μην κάνουμε multitasking (πολύ σωστή συμβουλή) αλλά δεν μας μαθαίνει πως να σταματήσουμε το μυαλό μας από το να περιφέρεται άσκοπα στο χάος της ασημαντότητας. Σχεδόν κάθε μέρα όποιο πρόγραμμα και αν πούμε ότι θα βάλουμε είναι ήδη αποτυχημένο από τις 8:10 το πρωί…

 

clickup

Είμαστε συνεχώς σε άμυνα απέναντι από τα ερεθίσματα. Δεν έχουμε ακριβή εικόνα για τις αρμοδιότητές μας και η δουλειά που μας έρχεται από δέκα μεριές διακόπτεται συνεχώς από κάποιο τηλεφώνημα ή email.  Τα sticky notes αυξάνονται, η πίεση μεγαλώνει και η διαχείριση χρόνου δεν πιάνει.

 

Οι εταιρίες πλέον έχουν χάσει την ικανότητα να εκπαιδεύουν τους υπαλλήλους τους να είναι αποδοτικοί και να έχουν το καλύτερο δυνατό σύστημα διαχείρισης εργασιών. Η Διαχείριση Θέλησης και Προσοχής πλέον παίζει ιδιαίτερα μεγάλο ρόλο στην ζωή του σύγχρονου εργαζόμενου και οι επιχειρήσεις πρέπει να εκπαιδεύουν τους υπαλλήλους τους έχοντας κατά νου τρία πράγματα.

 

  1. Απόλυτη ακρίβεια των των ρόλων του καθενός αντί της διάσπαρτης ανάθεσης έργου.

  2. Ικανότητες Διαχείρισης Θέλησης και Προσοχής αντί της Διαχείρισης Χρόνου.

  3. Ένα ξεκάθαρο σύστημα διαχείρισης πληροφοριών και εγγράφων.

 

Ακόμα και σε περιόδους που μία εταιρία περνάει μια κρίση είναι οι απολύτως ξεκάθαροι ρόλοι ατομικά και οι ξεκάθαροι στόχοι της εταιρίας που δίνουν την δυνατότητα σε κάθε υπάλληλο να θέσει τις σωστές προτεραιότητες. Είναι εκεί που διαπρέπει η Διαχείριση Θέλησης και Προσοχής βοηθώντας κάθε υπάλληλο να έχει μια γενική εικόνα ολόκληρης της εταιρίας και να έχει μια ξεκάθαρη εικόνα των στόχων της και πως η θέση του συμβάλει σε αυτούς. Έτσι θα ανακαλύψει το πραγματικά σημαντικό από το απλά επείγον. Του μαθαίνει επίσης να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τους περισπασμούς και να λειτουργεί με υψηλά επίπεδα συγκέντρωσης όπου χρειαστεί.

 

Τέλος, πολύ λίγοι υπάλληλοι γνωρίζουν μεθοδολογίες διαχείρισης πληροφορίας και οι περισσότεροι δημιουργούν το δικό τους σύστημα που αποτελείται από άπειρα sticky notes, προχειρογραμμένα τηλέφωνα, και χαμένη πληροφορία. Η εταιρία χωρίς να το γνωρίζει έχει αφήσει την διαχείριση εισροής και επεξεργασίας πληροφοριών στην τύχη της. Δημιουργώντας όμως ένα σύστημα σωστά δομημένο και εκπαιδεύοντας όλους τους υπαλλήλους στην χρήση του τότε η πληροφορία αποκτάει αξία.

Δημιουργεί επίσης μεγαλύτερο έλεγχο στην διαχείριση εργασιών και την ενημέρωση των εμπλεκομένων σε κάθε εργασία για το στάδιο αυτής, το χρονοδιάγραμμα και τους στόχους που απομένουν να επιτευχθούν. Δεν επιτρέπει τα στάδια μιας σύνθετης εργασίας (project) να υπάρχουν μόνο στο μυαλό του καθενός εμπλεκόμενου αλλά τα οπτικοποιεί και τα ελέγχει.

 

Με αυτόν το τρόπο η επιχείρηση μπορεί να:

 

  • Καταλάβει πως να διαχειριστεί αποδοτικότερα το προσωπικό της

  • Δεσμεύσει προσωπικό σε συγκεκριμένα προβλήματα σε περιόδους κρίσης

  • Δώσει ανταμοιβές για επίτευξη στόχων

  • Κάνει καλύτερες προσλήψεις με βάση τις ποιότητες που ξέρει ότι χρειάζεται.

  • Καταγράφει διαδικασίες και πληροφορία με σκοπό την βελτίωση και ανάπτυξη.

  • Γνωρίζει με μεγαλύτερη ακρίβεια τα χρονοδιαγράμματα εργασιών

  • Εποπτεύει μεγάλα έργα με ποιο άμεσο και λιγότερο παρεμβατικό τρόπο.

Στην εποχή της πληροφορίας που διανύουμε δεν υπάρχει πλέον θέση για διοίκηση με βάση μόνο το ένστικτο αλλά απαιτείται και η απαραίτητη πλέον εκπαίδευση στην παραγωγικότητα και Διαχείριση Θέλησης που θα συγχρονίσει όλα τα μέρη της επιχείρησης.

 

 

Καλή τύχη σε όλους.

Αφήστε μια απάντηση