Πως να διαχειριστείς και να μεγαλώσεις την επιχείρησή σου με το ClickUp

Καθώς η διαφάνεια των πολλών ηθικών, κοινωνικών και περιβαλλοντικών ζητημάτων που διατηρούνται από μεγάλες εταιρείες δημιουργεί πιο ενημερωμένους και ενδυναμωμένους καταναλωτές, οι μικρές επιχειρήσεις δεν είναι απλώς η επιλογή που μας κάνει να αισθανόμαστε καλά. Συχνά είναι πιο βιώσιμες, ηθικά παρασκευασμένες, υψηλότερης ποιότητας και σε θέση να παρέχουν μια καλύτερη συνολική εμπειρία αγορών!

Όταν η σκληρή δουλειά δεν δουλεύει πλέον

Όταν ήμουν 4 ετών, οι γονείς μου ξεκίνησαν και ανέπτυξαν μια μικρή επιχείρηση πώλησης ιατρικού εξοπλισμού. Εκτός από το ότι μου μετέδωσαν ένα παράξενο ενθουσιασμό για τα χειρουργικά εργαλεία (το θεωρούσαν παράξενο κι εκείνοι), είχα ετοιμαστεί για να είμαι επιχειρηματίας από την επαφή μου μαζί τους.

Το πράγμα είναι ότι είμαι περισσότερο τύπος δημιουργικός. Όταν άρχισα να πουλάω μπλουζάκια στο Etsy αμέσως μετά την αποφοίτησή μου από το σχολείο σχεδιασμού, δεν είχα ιδέα πώς να οργανώσω καλύτερα μια επιχείρηση, τα οικονομικά μου ή τον χρόνο μου. Ευγενικά αρνήθηκα τις συμβουλές επιχειρηματικού σχεδιασμού που μου πρότειναν οι γονείς μου και η αδελφή μου λογίστρια, γιατί τα μπλουζάκια μου έγιναν μεγάλη επιτυχία σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα! Και μου άρεσε να τα φτιάχνω! Και ήξερα καλύτερα! (🙄)

Μετά από έναν χρόνο, οι νέες σχεδιαστικές προτάσεις που έκανα πάντα εξαντλούνταν, είχα καλλιτεχνικούς πελάτες, και η ιστοσελίδα μου ήταν στην πρώτη σελίδα του Etsy… αλλά η αλήθεια είναι ότι σύντομα η επιχείρησή μου δεν έβγαζε πολύ κέρδος για να επεκταθεί. Δεν μπορούσα να πάρω ρεπό και εργαζόμουν μέχρι την παρακμή. Οι άνθρωποι συχνά λένε ότι να έχεις πολλούς πελάτες είναι ένα “καλό πρόβλημα” να έχεις, αλλά δεν αναφέρουν ότι αυτό ισχύει μόνο αν η επιχείρησή σου είναι οργανωμένη αρκετά για να εντοπίσει το κύριο πρόβλημα.

Κοιτώντας πίσω, το μεγαλύτερο πρόβλημα που είχα ήταν η έλλειψη οργάνωσης – και καμία δόση δημιουργικότητας ή ευφυίας στο μάρκετινγκ δεν μπορούσε να το αντισταθμίσει. Είχα τα αρχεία σχεδίου στον υπολογιστή μου, τον πίνακα πωλήσεων σε ένα σημειωματάριο, τις σημειώσεις μου στο Etsy, τις σκέψεις μου σε ένα σημειωματάριο και τα αποθέματα μου σε μια συσκευασία τηλεόρασης. Ακόμα χειρότερα, υπήρχαν κόστος και αριθμοί που δεν παρακολουθούσα καθόλου.

Γι’ αυτό λέω σε κάθε ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης που συναντώ για το ClickUp. Σοβαρά.

Τόσα πολλά χαρακτηριστικά, πολλά από αυτά εντελώς δωρεάν, ήταν ακριβώς αυτά που χρειαζόμουν τότε για να βοηθήσουν στη δημιουργία μιας ισχυρής βάσης για το κατάστημά μου – και τη δική μου επιχειρηματική ικανότητα. Από την οργάνωση παραγγελιών έως την παρακολούθηση των πάντων από τα χρήματα που δαπανήθηκαν έως τις ώρες εργασίας, το ClickUp είναι το εργαλείο που σας βοηθάει να εξοικονομήσετε χρόνο σε εργασίες και να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στη δημιουργία της ζωής σας.

Πως να ξεκινήσεις να χρησιμοποιείς το ClickUp στην μικρομεσαία επιχείρησή σου.

Αφού ο χρόνος είναι χρήμα, ας πάμε αμέσως στο θέμα μας!

1. Δημιουργήστε το Space σας και τους φακέλους σας.

Φάκελοι μέσα σε ένα Space στο ClickUp

Όταν δημιουργείτε ένα εντελώς νέο λογαριασμό ClickUp, το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία ενός Workspace, το οποίο μπορείτε να το σκεφτείτε ως ένα κτίριο γραφείων αποκλειστικά για εσάς.

Εντός του Workspace σας, και όπου θα περνάτε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας, είναι ο χώρος σας (Space), το οποίο μπορείτε να το σκεφτείτε ως το εκτεταμένο γραφείο της επιχείρησής σας. Δώστε όνομα στον χώρο σας με βάση την επιχείρησή σας και δημιουργήστε φακέλους εντός αυτού του χώρου για κάθε πιθανή κατηγορία που υπάρχει σε αυτόν – οι ευρείες κατηγορίες που μπορείτε να ξεκινήσετε μπορεί να είναι Οικονομικά, Μάρκετινγκ και Παραγωγή!

Δεν υπάρχει όριο για το πόσα Folders μπορείτε να δημιουργήσετε, αλλά προσπαθήστε να πλησιάζετε τα Folders όσο το δυνατόν συντηρητικά: τα Folders δεν χρειάζεται να γίνονται πολύ λεπτομερής – αυτό είναι για τα Lists!

🤑 Δωρεάν Πακέτο για πάντα: Περιλαμβάνει χωρητικότητα 5 Spaces.

🏆 Απεριόριστο Πακέτο ($5 ανά μέλος): Περιλαμβάνει απεριόριστη χωρητικότητα Space.

Psst: Το Πανεπιστήμιο του ClickUp έχει ένα δωρεάν μάθημα για τη δημιουργία του Workspace σας!

2. Δημιουργήστε τις λίστες σας.

Βλέποντας τις εργασίες στις λίστες.

Οι λίστες βρίσκονται στους φακέλους και είναι ο τόπος όπου ζουν οι ατομικές εργασίες. Κατά τη δημιουργία αυτού του χώρου με το παλιό μου κατάστημα με τα πουκάμισα στο μυαλό μου, κατέγραψα όλες τις υπο-κατηγορίες που μπορούσα να θυμηθώ, και μερικές καινούργιες που έπρεπε να παρακολουθώ!

Στην παραπάνω εικόνα, μπορείτε να δείτε ότι εντός του φακέλου “Μάρκετινγκ & Διαφήμισης” έχω 3 λίστες: “Χορηγούμενες διαφημίσεις”, “Κοινωνικά δίκτυα” και “Συνεργασίες με influencers”.

Όταν βλέπετε ολόκληρο τον φάκελό σας, βλέπετε κάθε λίστα που υπάρχει μέσα σε αυτόν τον φάκελο ταυτόχρονα, επομένως δημιουργήστε λίστες βασισμένες σε πράγματα που θέλετε να μπορείτε να επικεντρωθείτε οπτικά ξεχωριστά, εάν είναι απαραίτητο.

🤑 Δωρεάν Πακέτο: Περιλαμβάνει 100 Λίστες ανά Φάκελο

🏆 Απεριόριστο Πακέτο (5 δολάρια ανά μέλος): Περιλαμβάνει 400 Λίστες ανά Φάκελο

3. Δημιουργήστε εργασίες με Custom Fields (προσαρμοσμένα πεδία).

Εργασίες με προσαρμοσμένα πεδία σε λίστα.

“Οι “Εργασίες” στο ClickUp δεν χρειάζεται να είναι δράσεις, μπορούν επίσης να λειτουργήσουν ως απλά αντικείμενα σε μια κανονική λίστα!

Στο παράδειγμά μου που αναφέρθηκα προηγουμένως, κάθε σχέδιο πάνω σε προϊόντα στο κατάστημά μου είναι μια εργασία και πιθανότατα δεν θα χρειαστεί να κάνω κλικ σε αυτές τις εργασίες για να λάβω περισσότερες πληροφορίες – οι Προσαρμοσμένοι Πίνακες μου επιτρέπουν να δω κάθε σημαντική λεπτομέρεια, όλα σε ένα μέρος!

Βασικά, το ClickUp σας επιτρέπει να δημιουργήσετε οποιοδήποτε τύπο στήλης οργανωτικού πίνακα χρειάζεστε, από αναδυόμενα μενού, ετικέτες, κουτιά κειμένου, αριθμούς, τιμές – ό,τι θέλετε! Ένας Προσαρμοσμένος Πίνακας που θα ήταν επαναστατικός για το κατάστημά μου είναι το πεδίο επισύναψης αρχείου. Αφού πούλαγα αντικείμενα με εκτυπωμένα αρχικά σχέδια, το να έχω αυτά τα αρχεία εργασίας και .jpegs σε ένα μέρος θα μου εξοικονόμουσε ώρες που θα έχανα ψάχνοντας να τα βρω στον υπολογιστή μου ή στο Google Drive.

🤑 Δωρεάν πακέτο: Περιλαμβάνει 100MB χώρου αποθήκευσης αρχείων

🏆 Απεριόριστο πακέτο (5 δολάρια ανά μέλος): Περιλαμβάνει απεριόριστο χώρο αποθήκευσης αρχείων

4. Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό.

Μια λίστα προϋπολογισμού με προσαρμοσμένα πεδία, οργανωμένα ανά κατάσταση.

Αν είσαι σαν εμένα, μάλλον θέλεις να ξεράσεις όταν ακούς τη λέξη “προϋπολογισμός”. Πάντα ήμουν άσχετη με τα μαθηματικά και ανησυχούσα με τους αριθμούς, αλλά αν το ClickUp υπήρχε όταν είχα το κατάστημα με τα πουκάμισα… απλά λέω, ίσως να έμαθα πραγματικά να απολαμβάνω το οικονομικό σχεδιασμό.

Η λίστα του προϋπολογισμού μου είναι οργανωμένη με τρεις απλούς καταστάσεις και αποτελείται από εκείνα τα υπέροχα προσαρμοσμένα πεδία. Το πιο σημαντικό πεδίο εδώ είναι το πεδίο τύπου Τύπου Υπολογισμού, το οποίο μπορεί να υπολογίσει ένα αποτέλεσμα από οποιαδήποτε δύο προσαρμοσμένα πεδία θα ήθελες να συνδυάσεις, όπως για παράδειγμα “τιμή αντικειμένου συν τιμή αποστολής” ή “ώρες καταγεγραμμένες πολλαπλασιασμένες με το κόστος ανά ώρα”.

Αυτό το πεδίο είναι υπέροχο για καταστήματα που έχουν πολλά προϊόντα σε διαφορετικά σημεία βάσης τιμών, αλλά για άλλα καταστήματα, η δυνατότητα υπολογισμού στηλών μπορεί να λύσει το πρόβλημα!

🤑 Δωρεάν Πακέτο για πάντα: Δεν περιλαμβάνει υπολογισμό στηλών

🏆 Απεριόριστο Πακέτο ($5 ανά μέλος): Περιλαμβάνει απεριόριστο υπολογισμό στηλών.

5. Δημιουργήστε ένα σύστημα παρακολούθησης παραγγελιών.

Οι εργασίες παραγγελιών ομαδοποιούνται ανά κατάσταση και οργανώνονται με προσαρμοσμένα πεδία.

Είναι μια ευχάριστη είδηση – έχετε πωλήσεις! Αλλά το κλειδί για να παραμείνετε στον σωστό δρόμο από τη στιγμή που το παραγγελθεί μέχρι τη στιγμή που το προϊόν παραδίδεται είναι η συνεπής, ευέλικτη οργάνωση.

Σκεφτείτε κάθε πληροφορία που χρειάζεστε για να εκτελέσετε μια παραγγελία και μετατρέψτε την σε ένα πεδίο προσαρμοσμένου περιεχομένου. Θυμηθείτε ότι αυτά τα πεδία μπορούν να είναι οτιδήποτε ονειρεύεστε, οπότε μην ανησυχείτε αν το προϊόν σας δεν είναι ένα φυσικό αντικείμενο όπως ένα μπλουζάκι! Αν μπορείτε να το πληκτρολογήσετε, μπορεί να γίνει ένα παρακολουθήσιμο πεδίο προσαρμοσμένου περιεχομένου.

Οι υπο-εργασίες ως επιπλέον αντικείμενα σε μια παραγγελία

Για παραγγελίες που περιέχουν περισσότερα από ένα μοναδικά αντικείμενα, δημιούργησα υπο-εργασίες με το ίδιο όνομα με τη γονική εργασία (όπως φαίνεται παραπάνω), και στη συνέχεια συμπλήρωσα τα πεδία μου όπως συνήθως.

🤑 Δωρεάν Πλάνο για πάντα: Περιλαμβάνει 100 χρήσεις Προσαρμοσμένων Πεδίων

🏆 Απεριόριστο Πλάνο (5 δολάρια ανά μέλος): Περιλαμβάνει απεριόριστες χρήσεις Προσαρμοσμένων Πεδίων

6. Πρόσθεσε χρήσιμες προβολές στους φακέλους σου.

Πρόσθεσα μια προβολή Ημερολογίου στον χώρο μου, η οποία μου επιτρέπει να δω όλες τις προθεσμίες για τον μήνα σε ένα μέρος.

Κάτι που αγαπώ στο ClickUp είναι ο αριθμός των προβολών που μπορείς να προσθέσεις στα διαστήματά σου και τους φακέλους για να σε βοηθήσουν να δεις τη δουλειά σου με έναν νέο τρόπο.

Ανεξάρτητα από το είδος της επιχείρησής σας, είναι κρίσιμο να έχετε μια σαφή εικόνα των ημερομηνιών παράδοσης. Με την προβολή Ημερολογίου, μπορείτε να δείτε πότε πρέπει να ολοκληρωθούν οι εργασίες κατά ημέρα, εβδομάδα ή μήνα. Αφού γνωρίζετε πόσο χρόνο απαιτείται για κάθε εργασία, μπορείτε πιο εύκολα να βρείτε χρόνο για τον εαυτό σας, που είναι τόσο σημαντικό όταν είστε ο δικός σας αφεντικό!

🤑 Δωρεάν πλάνο: Τα Box view και Board view δεν είναι διαθέσιμα.

🏆 Απεριόριστο πλάνο ($5 ανά μέλος): Όλες οι προβολές είναι διαθέσιμες, η πλειοψηφία με απεριόριστη χρήση.

7. Δημιουργήστε αυτοματισμούς που θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο.

Δημιουργήστε έναν αυτοματισμό στο ClickUp.

Μόλις αποκτήσετε εξοικείωση με τις πολλές προσαρμογές του ClickUp, πρέπει απολύτως να χρησιμοποιήσετε τις Αυτοματισμούς. Σκεφτείτε τους Αυτοματισμούς ως μικρά αόρατα ρομπότ που δημιουργείτε για να κάνουν ανούσια (αλλά χρονοβόρα) δουλειά για εσάς, χωρίς να ανεβάζετε το δάχτυλό σας.

Ένας Αυτοματισμός που θα μου άρεσε θα ήταν η αυτόματη αλλαγή της κατάστασης των εργασιών προϊόντος όταν οποιοδήποτε μέγεθος ενός στοιχείου στο απόθεμά μου πέφτει σε μόλις 2 διαθέσιμα τεμάχια. Και επειδή θα είχα ρυθμίσει τις ειδοποιήσεις μου για να με ενημερώνουν όταν αλλάζει μια κατάσταση, θα μπορούσα να αναπληρώσω το απόθεμα εγκαίρως και να αποφύγω τους πελάτες που θα ρωτούσαν πότε θα είχα περισσότερα διαθέσιμα!

🤑 Δωρεάν Πακέτο για πάντα: Περιλαμβάνει 100 Αυτοματισμούς ανά μήνα.

🏆 Απεριόριστο Πακέτο ($5 ανά μέλος): Περιλαμβάνει 1.000 Αυτοματισμούς ανά μήνα.

6. Μεγαλώστε την ομάδα σας.

Προσαρμόστε ένα πεδίο για την καταγραφή της εβδομαδιαίας αμοιβής των εργαζομένων, βασισμένο στις ώρες που καταγράφουν στο ClickUp.

Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της ανάπτυξης είναι η δυνατότητα να μοιράζεστε το φόρτο εργασίας. Με το ClickUp, η πρόσληψη πρακτικά κάθε τύπου πρακτικαντήριο ή εργαζόμενων είναι ευκολότερη για όλους, καθώς κάθε πτυχή της επιχείρησής σας βρίσκεται σε ένα Χώρο, σε μια χρήστική πλατφόρμα.

Το Chat σε έναν φάκελο.

Αυτό που είναι ακόμα καλύτερο είναι η ευκολία επικοινωνίας μέσα στο ClickUp, από τα Σχόλια στους Αναθέτες και τις Προβολές Συνομιλίας, το ClickUp είναι κατασκευασμένο για άψογη συνεργασία και ανάθεση εργασιών, ανεξάρτητα από τον αριθμό των ατόμων στην ομάδα σας.

Συμβουλή: Εισαγάγετε το δωρεάν, προκαθορισμένο Πρότυπο Διαδικασίας Συνέντευξης του ClickUp στο φάκελο “Ανθρώπινοι Πόροι” σας για να εξοικονομήσετε χρόνο κατά την αναζήτηση ταλέντου!

🤑 Δωρεάν σχέδιο για πάντα: Περιλαμβάνει 100 χρήσεις της προβολής Chat

🏆 Απεριόριστο σχέδιο ($5 ανά μέλος): Περιλαμβάνει απεριόριστες χρήσεις της προβολής Chat

Ένα μεγάλο όνειρο, πολλά μικρά βήματα.

Ένα από τα καλύτερα πράγματα όταν ξεκινάς μια μικρή επιχείρηση είναι ότι η αρχική επιτυχία δεν εξαρτάται από το πόσα χρήματα μπορείς να επενδύσεις από την αρχή, αλλά πολύ περισσότερο από το να ξεκινήσεις με ένα θεμέλιο για την ιδέα σου βασισμένο σε έξυπνη οργάνωση, σχεδιασμό και παρακολούθηση όλων.

Ξεκίνησα την επιχείρησή μου με 100 δολάρια για το πρώτο μου μικρό πακέτο χειροποίητων πουκαμίσων και είχα κερδίσει αρκετά ώστε να φτιάξω περισσότερα μέσα σε ένα μήνα – αλλά επειδή δεν είχα ένα έξυπνο, ευέλικτο σύστημα για να τρέξω την επιχείρησή μου, δεν μπόρεσα να κρατήσω αυτό το κέρδος μετά από ένα σημείο ανάπτυξης.

Αλλά δεν πιστεύω στα μετάνοια σε θέματα επιχειρηματικότητας: γιατί θα κατηγορούσα τον εαυτό μου για αυτό που έκανα όταν απλώς δεν ήξερα τότε αυτό που ξέρω τώρα; Το ClickUp θα μου είχε βοηθήσει πολύ στις προκλήσεις μου, αλλά ανεξάρτητα από το πόσο άψογη είναι μια πλατφόρμα, η επιτυχία πραγματικά ξεκινά από τον εαυτό σου. Και μερικές φορές χρειάζεσαι απλώς λίγο περισσότερο χρόνο για να αναπτυχθείς. 🌱

Είναι εκπληκτικό να έχεις μια επιθυμία και να την πραγματοποιείς. Είναι υπέροχο να έχεις πελάτες και να λαμβάνεις επαίνους για αυτό που δημιουργήσατε. Αλλά εάν θέλετε να βρείτε την πλήρη δυνατότητα οποιουδήποτε πράγματος, πρέπει να είστε πρόθυμοι να βγείτε από τη ζώνη άνεσής σας, να πάρετε μερικά ρίσκα, να κάνετε σκληρή δουλειά και να ακούτε ανθρώπους που ξέρουν καλύτερα από εσάς – πάντα εμπιστευόμενοι το ένστικτό σας.

Τώρα πάρτε την ευκαιρία και δημιουργήστε την επιχείρησή σας.

Το άρθρο είναι μετάφραση από το blog του ClickUp

Μπορεί να χρειαστεί μια παγκόσμια πανδημία για να κάνει τις μικρές επιχειρήσεις τη νέα αιτία για εορτασμό, αλλά η ανανεωμένη ενασχόληση με τις μικρές αγορές δεν έσωσε μόνο πολλές επιχειρήσεις από το να κλείσουν, αλλά έχει εμπνεύσει επίσης μια αύξηση 24,6% στον αριθμό των μικρών επιχειρήσεων που ανοίγουν από το 2020.

Καθώς η διαφάνεια των πολλών ηθικών, κοινωνικών και περιβαλλοντικών ζητημάτων που διατηρούνται από μεγάλες εταιρείες δημιουργεί πιο ενημερωμένους και ενδυναμωμένους καταναλωτές, οι μικρές επιχειρήσεις δεν είναι απλώς η επιλογή που μας κάνει να αισθανόμαστε καλά. Συχνά είναι πιο βιώσιμες, ηθικά παρασκευασμένες, υψηλότερης ποιότητας και σε θέση να παρέχουν μια καλύτερη συνολική εμπειρία αγορών!

Όταν η σκληρή δουλειά δεν δουλεύει πλέον

Όταν ήμουν 4 ετών, οι γονείς μου ξεκίνησαν και ανέπτυξαν μια μικρή επιχείρηση πώλησης ιατρικού εξοπλισμού. Εκτός από το ότι μου μετέδωσαν ένα παράξενο ενθουσιασμό για τα χειρουργικά εργαλεία (το θεωρούσαν παράξενο κι εκείνοι), είχα ετοιμαστεί για να είμαι επιχειρηματίας από την επαφή μου μαζί τους.

Το πράγμα είναι ότι είμαι περισσότερο τύπος δημιουργικός. Όταν άρχισα να πουλάω μπλουζάκια στο Etsy αμέσως μετά την αποφοίτησή μου από το σχολείο σχεδιασμού, δεν είχα ιδέα πώς να οργανώσω καλύτερα μια επιχείρηση, τα οικονομικά μου ή τον χρόνο μου. Ευγενικά αρνήθηκα τις συμβουλές επιχειρηματικού σχεδιασμού που μου πρότειναν οι γονείς μου και η αδελφή μου λογίστρια, γιατί τα μπλουζάκια μου έγιναν μεγάλη επιτυχία σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα! Και μου άρεσε να τα φτιάχνω! Και ήξερα καλύτερα! (🙄)

Μετά από έναν χρόνο, οι νέες σχεδιαστικές προτάσεις που έκανα πάντα εξαντλούνταν, είχα καλλιτεχνικούς πελάτες, και η ιστοσελίδα μου ήταν στην πρώτη σελίδα του Etsy… αλλά η αλήθεια είναι ότι σύντομα η επιχείρησή μου δεν έβγαζε πολύ κέρδος για να επεκταθεί. Δεν μπορούσα να πάρω ρεπό και εργαζόμουν μέχρι την παρακμή. Οι άνθρωποι συχνά λένε ότι να έχεις πολλούς πελάτες είναι ένα “καλό πρόβλημα” να έχεις, αλλά δεν αναφέρουν ότι αυτό ισχύει μόνο αν η επιχείρησή σου είναι οργανωμένη αρκετά για να εντοπίσει το κύριο πρόβλημα.

Κοιτώντας πίσω, το μεγαλύτερο πρόβλημα που είχα ήταν η έλλειψη οργάνωσης – και καμία δόση δημιουργικότητας ή ευφυίας στο μάρκετινγκ δεν μπορούσε να το αντισταθμίσει. Είχα τα αρχεία σχεδίου στον υπολογιστή μου, τον πίνακα πωλήσεων σε ένα σημειωματάριο, τις σημειώσεις μου στο Etsy, τις σκέψεις μου σε ένα σημειωματάριο και τα αποθέματα μου σε μια συσκευασία τηλεόρασης. Ακόμα χειρότερα, υπήρχαν κόστος και αριθμοί που δεν παρακολουθούσα καθόλου.

Γι’ αυτό λέω σε κάθε ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης που συναντώ για το ClickUp. Σοβαρά.

Τόσα πολλά χαρακτηριστικά, πολλά από αυτά εντελώς δωρεάν, ήταν ακριβώς αυτά που χρειαζόμουν τότε για να βοηθήσουν στη δημιουργία μιας ισχυρής βάσης για το κατάστημά μου – και τη δική μου επιχειρηματική ικανότητα. Από την οργάνωση παραγγελιών έως την παρακολούθηση των πάντων από τα χρήματα που δαπανήθηκαν έως τις ώρες εργασίας, το ClickUp είναι το εργαλείο που σας βοηθάει να εξοικονομήσετε χρόνο σε εργασίες και να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στη δημιουργία της ζωής σας.

Πως να ξεκινήσεις να χρησιμοποιείς το ClickUp στην μικρομεσαία επιχείρησή σου.

Αφού ο χρόνος είναι χρήμα, ας πάμε αμέσως στο θέμα μας!

1. Δημιουργήστε το Space σας και τους φακέλους σας.

Φάκελοι μέσα σε ένα Space στο ClickUp

Όταν δημιουργείτε ένα εντελώς νέο λογαριασμό ClickUp, το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία ενός Workspace, το οποίο μπορείτε να το σκεφτείτε ως ένα κτίριο γραφείων αποκλειστικά για εσάς.

Εντός του Workspace σας, και όπου θα περνάτε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας, είναι ο χώρος σας (Space), το οποίο μπορείτε να το σκεφτείτε ως το εκτεταμένο γραφείο της επιχείρησής σας. Δώστε όνομα στον χώρο σας με βάση την επιχείρησή σας και δημιουργήστε φακέλους εντός αυτού του χώρου για κάθε πιθανή κατηγορία που υπάρχει σε αυτόν – οι ευρείες κατηγορίες που μπορείτε να ξεκινήσετε μπορεί να είναι Οικονομικά, Μάρκετινγκ και Παραγωγή!

Δεν υπάρχει όριο για το πόσα Folders μπορείτε να δημιουργήσετε, αλλά προσπαθήστε να πλησιάζετε τα Folders όσο το δυνατόν συντηρητικά: τα Folders δεν χρειάζεται να γίνονται πολύ λεπτομερής – αυτό είναι για τα Lists!

🤑 Δωρεάν Πακέτο για πάντα: Περιλαμβάνει χωρητικότητα 5 Spaces.

🏆 Απεριόριστο Πακέτο ($5 ανά μέλος): Περιλαμβάνει απεριόριστη χωρητικότητα Space.

Psst: Το Πανεπιστήμιο του ClickUp έχει ένα δωρεάν μάθημα για τη δημιουργία του Workspace σας!

2. Δημιουργήστε τις λίστες σας.

Βλέποντας τις εργασίες στις λίστες.

Οι λίστες βρίσκονται στους φακέλους και είναι ο τόπος όπου ζουν οι ατομικές εργασίες. Κατά τη δημιουργία αυτού του χώρου με το παλιό μου κατάστημα με τα πουκάμισα στο μυαλό μου, κατέγραψα όλες τις υπο-κατηγορίες που μπορούσα να θυμηθώ, και μερικές καινούργιες που έπρεπε να παρακολουθώ!

Στην παραπάνω εικόνα, μπορείτε να δείτε ότι εντός του φακέλου “Μάρκετινγκ & Διαφήμισης” έχω 3 λίστες: “Χορηγούμενες διαφημίσεις”, “Κοινωνικά δίκτυα” και “Συνεργασίες με influencers”.

Όταν βλέπετε ολόκληρο τον φάκελό σας, βλέπετε κάθε λίστα που υπάρχει μέσα σε αυτόν τον φάκελο ταυτόχρονα, επομένως δημιουργήστε λίστες βασισμένες σε πράγματα που θέλετε να μπορείτε να επικεντρωθείτε οπτικά ξεχωριστά, εάν είναι απαραίτητο.

🤑 Δωρεάν Πακέτο: Περιλαμβάνει 100 Λίστες ανά Φάκελο

🏆 Απεριόριστο Πακέτο (5 δολάρια ανά μέλος): Περιλαμβάνει 400 Λίστες ανά Φάκελο

3. Δημιουργήστε εργασίες με Custom Fields (προσαρμοσμένα πεδία).

Εργασίες με προσαρμοσμένα πεδία σε λίστα.

“Οι “Εργασίες” στο ClickUp δεν χρειάζεται να είναι δράσεις, μπορούν επίσης να λειτουργήσουν ως απλά αντικείμενα σε μια κανονική λίστα!

Στο παράδειγμά μου που αναφέρθηκα προηγουμένως, κάθε σχέδιο πάνω σε προϊόντα στο κατάστημά μου είναι μια εργασία και πιθανότατα δεν θα χρειαστεί να κάνω κλικ σε αυτές τις εργασίες για να λάβω περισσότερες πληροφορίες – οι Προσαρμοσμένοι Πίνακες μου επιτρέπουν να δω κάθε σημαντική λεπτομέρεια, όλα σε ένα μέρος!

Βασικά, το ClickUp σας επιτρέπει να δημιουργήσετε οποιοδήποτε τύπο στήλης οργανωτικού πίνακα χρειάζεστε, από αναδυόμενα μενού, ετικέτες, κουτιά κειμένου, αριθμούς, τιμές – ό,τι θέλετε! Ένας Προσαρμοσμένος Πίνακας που θα ήταν επαναστατικός για το κατάστημά μου είναι το πεδίο επισύναψης αρχείου. Αφού πούλαγα αντικείμενα με εκτυπωμένα αρχικά σχέδια, το να έχω αυτά τα αρχεία εργασίας και .jpegs σε ένα μέρος θα μου εξοικονόμουσε ώρες που θα έχανα ψάχνοντας να τα βρω στον υπολογιστή μου ή στο Google Drive.

🤑 Δωρεάν πακέτο: Περιλαμβάνει 100MB χώρου αποθήκευσης αρχείων

🏆 Απεριόριστο πακέτο (5 δολάρια ανά μέλος): Περιλαμβάνει απεριόριστο χώρο αποθήκευσης αρχείων

4. Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό.

Μια λίστα προϋπολογισμού με προσαρμοσμένα πεδία, οργανωμένα ανά κατάσταση.

Αν είσαι σαν εμένα, μάλλον θέλεις να ξεράσεις όταν ακούς τη λέξη “προϋπολογισμός”. Πάντα ήμουν άσχετη με τα μαθηματικά και ανησυχούσα με τους αριθμούς, αλλά αν το ClickUp υπήρχε όταν είχα το κατάστημα με τα πουκάμισα… απλά λέω, ίσως να έμαθα πραγματικά να απολαμβάνω το οικονομικό σχεδιασμό.

Η λίστα του προϋπολογισμού μου είναι οργανωμένη με τρεις απλούς καταστάσεις και αποτελείται από εκείνα τα υπέροχα προσαρμοσμένα πεδία. Το πιο σημαντικό πεδίο εδώ είναι το πεδίο τύπου Τύπου Υπολογισμού, το οποίο μπορεί να υπολογίσει ένα αποτέλεσμα από οποιαδήποτε δύο προσαρμοσμένα πεδία θα ήθελες να συνδυάσεις, όπως για παράδειγμα “τιμή αντικειμένου συν τιμή αποστολής” ή “ώρες καταγεγραμμένες πολλαπλασιασμένες με το κόστος ανά ώρα”.

Αυτό το πεδίο είναι υπέροχο για καταστήματα που έχουν πολλά προϊόντα σε διαφορετικά σημεία βάσης τιμών, αλλά για άλλα καταστήματα, η δυνατότητα υπολογισμού στηλών μπορεί να λύσει το πρόβλημα!

🤑 Δωρεάν Πακέτο για πάντα: Δεν περιλαμβάνει υπολογισμό στηλών

🏆 Απεριόριστο Πακέτο ($5 ανά μέλος): Περιλαμβάνει απεριόριστο υπολογισμό στηλών.

5. Δημιουργήστε ένα σύστημα παρακολούθησης παραγγελιών.

Οι εργασίες παραγγελιών ομαδοποιούνται ανά κατάσταση και οργανώνονται με προσαρμοσμένα πεδία.

Είναι μια ευχάριστη είδηση – έχετε πωλήσεις! Αλλά το κλειδί για να παραμείνετε στον σωστό δρόμο από τη στιγμή που το παραγγελθεί μέχρι τη στιγμή που το προϊόν παραδίδεται είναι η συνεπής, ευέλικτη οργάνωση.

Σκεφτείτε κάθε πληροφορία που χρειάζεστε για να εκτελέσετε μια παραγγελία και μετατρέψτε την σε ένα πεδίο προσαρμοσμένου περιεχομένου. Θυμηθείτε ότι αυτά τα πεδία μπορούν να είναι οτιδήποτε ονειρεύεστε, οπότε μην ανησυχείτε αν το προϊόν σας δεν είναι ένα φυσικό αντικείμενο όπως ένα μπλουζάκι! Αν μπορείτε να το πληκτρολογήσετε, μπορεί να γίνει ένα παρακολουθήσιμο πεδίο προσαρμοσμένου περιεχομένου.

Οι υπο-εργασίες ως επιπλέον αντικείμενα σε μια παραγγελία

Για παραγγελίες που περιέχουν περισσότερα από ένα μοναδικά αντικείμενα, δημιούργησα υπο-εργασίες με το ίδιο όνομα με τη γονική εργασία (όπως φαίνεται παραπάνω), και στη συνέχεια συμπλήρωσα τα πεδία μου όπως συνήθως.

🤑 Δωρεάν Πλάνο για πάντα: Περιλαμβάνει 100 χρήσεις Προσαρμοσμένων Πεδίων

🏆 Απεριόριστο Πλάνο (5 δολάρια ανά μέλος): Περιλαμβάνει απεριόριστες χρήσεις Προσαρμοσμένων Πεδίων

6. Πρόσθεσε χρήσιμες προβολές στους φακέλους σου.

Πρόσθεσα μια προβολή Ημερολογίου στον χώρο μου, η οποία μου επιτρέπει να δω όλες τις προθεσμίες για τον μήνα σε ένα μέρος.

Κάτι που αγαπώ στο ClickUp είναι ο αριθμός των προβολών που μπορείς να προσθέσεις στα διαστήματά σου και τους φακέλους για να σε βοηθήσουν να δεις τη δουλειά σου με έναν νέο τρόπο.

Ανεξάρτητα από το είδος της επιχείρησής σας, είναι κρίσιμο να έχετε μια σαφή εικόνα των ημερομηνιών παράδοσης. Με την προβολή Ημερολογίου, μπορείτε να δείτε πότε πρέπει να ολοκληρωθούν οι εργασίες κατά ημέρα, εβδομάδα ή μήνα. Αφού γνωρίζετε πόσο χρόνο απαιτείται για κάθε εργασία, μπορείτε πιο εύκολα να βρείτε χρόνο για τον εαυτό σας, που είναι τόσο σημαντικό όταν είστε ο δικός σας αφεντικό!

🤑 Δωρεάν πλάνο: Τα Box view και Board view δεν είναι διαθέσιμα.

🏆 Απεριόριστο πλάνο ($5 ανά μέλος): Όλες οι προβολές είναι διαθέσιμες, η πλειοψηφία με απεριόριστη χρήση.

7. Δημιουργήστε αυτοματισμούς που θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο.

Δημιουργήστε έναν αυτοματισμό στο ClickUp.

Μόλις αποκτήσετε εξοικείωση με τις πολλές προσαρμογές του ClickUp, πρέπει απολύτως να χρησιμοποιήσετε τις Αυτοματισμούς. Σκεφτείτε τους Αυτοματισμούς ως μικρά αόρατα ρομπότ που δημιουργείτε για να κάνουν ανούσια (αλλά χρονοβόρα) δουλειά για εσάς, χωρίς να ανεβάζετε το δάχτυλό σας.

Ένας Αυτοματισμός που θα μου άρεσε θα ήταν η αυτόματη αλλαγή της κατάστασης των εργασιών προϊόντος όταν οποιοδήποτε μέγεθος ενός στοιχείου στο απόθεμά μου πέφτει σε μόλις 2 διαθέσιμα τεμάχια. Και επειδή θα είχα ρυθμίσει τις ειδοποιήσεις μου για να με ενημερώνουν όταν αλλάζει μια κατάσταση, θα μπορούσα να αναπληρώσω το απόθεμα εγκαίρως και να αποφύγω τους πελάτες που θα ρωτούσαν πότε θα είχα περισσότερα διαθέσιμα!

🤑 Δωρεάν Πακέτο για πάντα: Περιλαμβάνει 100 Αυτοματισμούς ανά μήνα.

🏆 Απεριόριστο Πακέτο ($5 ανά μέλος): Περιλαμβάνει 1.000 Αυτοματισμούς ανά μήνα.

6. Μεγαλώστε την ομάδα σας.

Προσαρμόστε ένα πεδίο για την καταγραφή της εβδομαδιαίας αμοιβής των εργαζομένων, βασισμένο στις ώρες που καταγράφουν στο ClickUp.

Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της ανάπτυξης είναι η δυνατότητα να μοιράζεστε το φόρτο εργασίας. Με το ClickUp, η πρόσληψη πρακτικά κάθε τύπου πρακτικαντήριο ή εργαζόμενων είναι ευκολότερη για όλους, καθώς κάθε πτυχή της επιχείρησής σας βρίσκεται σε ένα Χώρο, σε μια χρήστική πλατφόρμα.

Το Chat σε έναν φάκελο.

Αυτό που είναι ακόμα καλύτερο είναι η ευκολία επικοινωνίας μέσα στο ClickUp, από τα Σχόλια στους Αναθέτες και τις Προβολές Συνομιλίας, το ClickUp είναι κατασκευασμένο για άψογη συνεργασία και ανάθεση εργασιών, ανεξάρτητα από τον αριθμό των ατόμων στην ομάδα σας.

Συμβουλή: Εισαγάγετε το δωρεάν, προκαθορισμένο Πρότυπο Διαδικασίας Συνέντευξης του ClickUp στο φάκελο “Ανθρώπινοι Πόροι” σας για να εξοικονομήσετε χρόνο κατά την αναζήτηση ταλέντου!

🤑 Δωρεάν σχέδιο για πάντα: Περιλαμβάνει 100 χρήσεις της προβολής Chat

🏆 Απεριόριστο σχέδιο ($5 ανά μέλος): Περιλαμβάνει απεριόριστες χρήσεις της προβολής Chat

Ένα μεγάλο όνειρο, πολλά μικρά βήματα.

Ένα από τα καλύτερα πράγματα όταν ξεκινάς μια μικρή επιχείρηση είναι ότι η αρχική επιτυχία δεν εξαρτάται από το πόσα χρήματα μπορείς να επενδύσεις από την αρχή, αλλά πολύ περισσότερο από το να ξεκινήσεις με ένα θεμέλιο για την ιδέα σου βασισμένο σε έξυπνη οργάνωση, σχεδιασμό και παρακολούθηση όλων.

Ξεκίνησα την επιχείρησή μου με 100 δολάρια για το πρώτο μου μικρό πακέτο χειροποίητων πουκαμίσων και είχα κερδίσει αρκετά ώστε να φτιάξω περισσότερα μέσα σε ένα μήνα – αλλά επειδή δεν είχα ένα έξυπνο, ευέλικτο σύστημα για να τρέξω την επιχείρησή μου, δεν μπόρεσα να κρατήσω αυτό το κέρδος μετά από ένα σημείο ανάπτυξης.

Αλλά δεν πιστεύω στα μετάνοια σε θέματα επιχειρηματικότητας: γιατί θα κατηγορούσα τον εαυτό μου για αυτό που έκανα όταν απλώς δεν ήξερα τότε αυτό που ξέρω τώρα; Το ClickUp θα μου είχε βοηθήσει πολύ στις προκλήσεις μου, αλλά ανεξάρτητα από το πόσο άψογη είναι μια πλατφόρμα, η επιτυχία πραγματικά ξεκινά από τον εαυτό σου. Και μερικές φορές χρειάζεσαι απλώς λίγο περισσότερο χρόνο για να αναπτυχθείς. 🌱

Είναι εκπληκτικό να έχεις μια επιθυμία και να την πραγματοποιείς. Είναι υπέροχο να έχεις πελάτες και να λαμβάνεις επαίνους για αυτό που δημιουργήσατε. Αλλά εάν θέλετε να βρείτε την πλήρη δυνατότητα οποιουδήποτε πράγματος, πρέπει να είστε πρόθυμοι να βγείτε από τη ζώνη άνεσής σας, να πάρετε μερικά ρίσκα, να κάνετε σκληρή δουλειά και να ακούτε ανθρώπους που ξέρουν καλύτερα από εσάς – πάντα εμπιστευόμενοι το ένστικτό σας.

Τώρα πάρτε την ευκαιρία και δημιουργήστε την επιχείρησή σας.

Το άρθρο είναι μετάφραση από το blog του ClickUp

Μηλιάτσης Γιάννης

Founder of www.Bizman.gr  #Productivity , #running, #Sales #training and #blogging makes me happy!!! Εκπαιδευτής Πωλήσεων και Παραγωγικότητας. Ο στόχος μου είναι να βοηθάω καθημερινά τους ανθρώπους να βελτιώσουν τον εαυτό τους και την επιχείρησή τους. ClickUp Expert. 

 

Αφήστε μια απάντηση