Πως να οργανώσεις τα αρχεία σου στον υπολογιστή; Ένα από τα βασικά ερωτήματα στην προσωπική οργάνωση μιας και πλέον είναι όλο και περισσότερα, όσο και ποιο άμεσα απαραίτητα και πρέπει να ασχολείσαι μαζί τους πολύ μεγάλο ποσοστό της ημέρας.
Το πολύ σημαντικό είναι ο χρόνος που χάνει μια επιχείρηση στην αναζήτηση των αρχείων της. Το παρακάτω απόσπασμα από το νέο μου βιβλίο “Χτίστε τον Ψηφιακό σας Εγκέφαλο” το λέει ξεκάθαρα.
Σύμφωνα λοιπόν με την έρευνα McKinsey(1) οι υπάλληλοι ψάχνουν 1.8 ώρες την ημέρα, κάθε μέρα για πληροφορίες, – 9.3 ώρες την εβδομάδα. Για να το πω αλλιώς, εάν μια εταιρία έχει προσλάβει 5 υπαλλήλους μόνο οι 4 δουλεύουν πραγματικά, ο πέμπτος έρχεται μόνο για να κάνει αναζητήσεις αλλά δεν βοηθάει με άλλο τρόπο στην επιχείρηση.
Γράφω για αυτό στον No Bullshit Guide “Χτίστε τον ψηφιακό σας εγκέφαλο” με πολύ μεγαλύτερες και ανατριχιαστικές λεπτομέρειες.
Είναι λοιπόν πάρα πολύ βασικό να έχουμε έναν σωστό τρόπο αποθήκευσης της πληροφορίας, των αρχείων μας, έτσι ώστε να είμαστε πιο παραγωγικοί. Έχω χωρίσει το άρθρο σε 2 μέρη γιατί ο τρόπος που αποθηκεύουμε την πληροφορίας μας έχει πολύ μεγάλη διαφορά εάν μόνο εμείς έχουμε πρόσβαση σε αυτήν ή εάν πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτήν και οι συνεργάτες μας.
Αποθήκευση πληροφορίας για εμάς μόνο.
Εδώ τα πράγματα μπορούν να είναι απλά. Ο καθένας μπορεί να έχει το προσωπικό του σύστημα και να είναι απόλυτα οργανωμένος με τον τρόπο του, σωστά; Και όμως όχι! Με ελάχιστες εξαιρέσεις ανθρώπων που είναι πραγματικά οργανωμένοι, οι περισσότεροι απλά πετάνε τα αρχεία τους μέσα στον υπολογιστή (κυρίως στην επιφάνεια εργασίας τους) και κάθε φορά που θέλουν κάτι παίζουν εκείνο το παιχνίδι που παίζω με τα παιδιά μου Βρείτε το αντικείμενο στην εικόνα! Άπειρο χάσιμο χρόνου, διπλά αρχεία που δημιουργούνται γιατί δεν μπορείς να βρεις το αρχικό, και φωτογραφίες που δεν ξαναβλέπεις ποτέ μιας και είναι βαθιά χωμένες σε κάποιους φακέλους. Αυτά μόνο μερικά από τα συμπτώματα της κακής οργάνωσης προσωπικών αρχείων.
Πέρα από το κομμάτι της αποθήκευσης μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο χρησιμοποιώντας την εξαιρετική λειτουργία που οι περισσότεροι υποτιμούν, την Προεπισκόπηση Περιεχομένου. Πηγαίνετε στο Προβολή σε έναν οποιονδήποτε φάκελο στην Εξερεύνηση των Windows και ενεργοποιήστε το Παράθυρο προεπισκόπησης. Έτσι θα έχετε τη δυνατότητα να παίρνετε μια εικόνα του περιεχομένου ενός αρχείου χωρίς καν να χρειαστεί να το ανοίξετε. Πάρα μα πάρα πολύ χρήσιμο όταν αναζητάτε κάτι που δεν είναι δυνατόν να βρεθεί βάσει ονόματος αρχείου (εικόνα ή κείμενο με συγκεκριμένα χρώματα και περιεχόμενο, κείμενο με/χωρίς μορφοποίηση κλπ)
Τι πρέπει να κάνουμε για να οργανώσουμε τα αρχεία μας;
Πως να οργανώσεις τα αρχεία σου στον υπολογιστή λοιπόν; Εδώ έρχεται το σύστημα ΕΠΠΑ που τα τελευταία χρόνια έβαλα σε εφαρμογή και εγώ και ηρέμησα. Είναι δημιούργημα του Tiago Forte (The P.A.R.A. Method) και σήμερα θα μιλήσουμε περισσότερο για αυτό. Το σύστημα Ε.Π.Π.Α. (P.A.R.A.) είναι όπως είπαμε ένα δημιούργημα του Tiago Forte και σημαίνει:ΈΡΓΑ (PROJECTS)ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΕΥΘΥΝΗΣ (AREAS)ΠΟΡΟΙ (RESOURCES)ΑΡΧΕΙΟ (ARCHIVES)
Σε αυτό κάθε αρχείο μπαίνει στον κατάλληλο φάκελο ανάλογα με το τι είναι.
Όσο έχουμε ένα ενεργό project τα αρχεία του είναι στον φάκελο με τα Έργα. Εάν τελειώσει θα πρέπει να μπει στον ανάλογο φάκελο. Όταν κάτι χρειαστεί μετακινείται ξανά στον φάκελο με τα Έργα μέχρι την ολοκλήρωσή του. Έχουμε μια ολόκληρη εκπαίδευση για τον σωστό τρόπο με τον οποίο γίνεται αυτό που επισυνάπτουμε στο τέλος του άρθρου!
Με αυτόν λοιπόν τον τρόπο ξέρεις πως να οργανώσεις τα αρχεία σου στον υπολογιστή. Δύο μικρές υποσημειώσεις από κάποιον που το έχει αναλύσει πάρα πολύ το θέμα.
- Κρατήστε τις φωτογραφίες σας σε έναν φάκελο στο Αρχείο σας σε χρονολογική σειρά, τουλάχιστον κατά έτος. Αδειάστε κάθε μήνα το κινητό σας από αυτές και συνέχιστε να τις αποθηκεύετε εκεί.
- Όσο μπορείτε κρατήστε την πληροφορία τοπικά. Χρησιμοποιείστε σκληρούς δίσκους για συχνά backup και εάν είναι δυνατόν προτιμήστε πλατφόρμες που σέβονται την ιδιωτικότητά σας και δεν μοιράζουν τα αρχεία σας ή metadata για εσάς με διαφημιστικές εταιρίες ή άλλες υπηρεσίες(2). Επίσης λίγοι γνωρίζουν ότι ανά πάσα στιγμή μπορούν οι μεγάλες πλατφόρμες να σας αποκλείσουν από τον λογαριασμό σας εάν θεωρήσουν ότι παραβαίνετε τους όσους χρήσης που ποτέ δεν διαβάσατε.(3) Προσωπικά πέρα από την τοπική αποθήκευση έχω φύγει πλέον από τις Google και Microsoft και επιλέγω Proton για τα αρχεία μου και το email. Για τις εργασίες μου και τα κείμενά μου είμαι ερωτευμένος με το ClickUp (όπου και γράφω αυτό το κείμενο αυτήν την στιγμή).
Αποθήκευση πληροφορίας με σκοπό την κοινή χρήση.
Αν και μίλησα λίγο για αυτό στην παραπάνω παράγραφο θα πω το εξής. Εάν πρόκειται για εταιρία θα πρέπει να υπάρχει κεντρικός σέρβερ, τα αρχεία όλης της εταιρίας να είναι εκεί (κατά προτίμηση επίσης με το σύστημα ΕΠΠΑ) και ο κάθε χρήστης στον δικό του υπολογιστή να έχει εφαρμόσει επίσης το σύστημα ΕΠΠΑ έτσι ώστε ακόμα και εάν καθίσει κάποιος στον υπολογιστή του να μπορεί να βγάλει γρήγορα μια άκρη και να μην χάνεται χρόνος.
Στο κομμάτι του collaboration σας προτείνω ως καλύτερη λύση μια πλατφόρμα σαν το ClickUp όπου πολλοί χρήστες μπορούν να δουλεύουν ταυτόχρονα σε εργασίες και αρχεία, με σχόλια και chat να τους βοηθάνε να επικοινωνούν άμεσα.
Εκεί μπορούν γρήγορα να ετοιμάσουν μία πρόταση, έναν οδηγό ή ένα αρχείο κειμένου με απίστευτα πολλές λειτουργίες, όπως η αυτόματη δημιουργία περιεχομένων. Δείτε π.χ. αυτό το άρθρο όπως είναι στο ClickUp!
Επίλογος.
Ζούμε πλέον σε μια εποχή που δεν αρκεί να είναι κάποιος ψηφιακά καταρτησμένος, πρέπει να είναι και εκπαιδευμένος σε αυτό που ονομάζεται Διαχείριση Προσωπικής Γνώσης και για το οποίο μιλάμε πάρα πολύ τόσο στο βιβλίο μας “No Bullshit Guide: Χτίστε τον Ψηφιακό σας Εγκέφαλό” όσο και στο ομότιτλο online course που πρέπει να δείτε εάν σας ενδιαφέρουν τα θέματα αυτά!
Καλή συνέχεια και καλή τύχη σε όλους!
Παραπομπές – Πηγές
(1) Various Survey Statistics: Workers Spend Too Much Time Searching for Information :
(2) Windows 11 Sends Massive Amounts of Data to Ad Companies:
(3) Google can completely shut down your Google account. Here’s the info you need. https://www.androidauthority.com/google-account-banned-1054640/
https://popaganda.gr/life/pos-tha-valete-se-mia-taxi-ta-archia-sas/
https://fortelabs.com/blog/para/
Χτίζοντας τον ψηφιακό σας εγκέφαλο (μαγνητοσκόπηση)
Μήπως έχετε πάθει υπερπληροφόρηση; Καταναλώνετε μεγάλες ποσότητες ενδιαφέρουσας πληροφορίας αλλά δεν έχετε βρει τον τρόπο να σας βοηθήσει ουσιαστικά στην ζωή σας; Δείτε σε αυτή την μαγνητοσκόπηση της 3ήμερης εκπαίδευσης τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να έχετε έναν ψηφιακό σας εγκέφαλο ο οποίος θα σας βοηθήσει να αποθηκεύσετε τις καλύτερες σας ιδέες, να κάνετε την έμπνευση μια καθημερινή δραστηριότητα, να οργανώσετε την μάθησή σας και να είστε δημιουργικοί. Θα μάθουμε να συλλέγουμε πληροφορίες, να τις οργανώνουμε και να βρίσκουμε ιδέες μέσα από αυτές με μια συστηματική προσέγγιση και εργαλεία που εμπιστευόμαστε να μας βοηθήσουν στην δημιουργική μας ανάπτυξη.
Μηλιάτσης Γιάννης
Founder of www.Bizman.gr #Productivity , #running, #Sales #training and #blogging makes me happy!!! Εκπαιδευτής Πωλήσεων και Παραγωγικότητας. Ο στόχος μου είναι να βοηθάω καθημερινά τους ανθρώπους να βελτιώσουν τον εαυτό τους και την επιχείρησή τους. ClickUp Expert.
Αφήστε μια απάντηση