10 λόγοι να είστε οργανωμένοι. Ζούμε στην εποχή της υπερπληροφόρησης και της υπερπροσπάθειας. Παλαιότερα μπορούσε μια οικογένεια να έχει έναν από τους δύο γονείς να εργάζεται και αυτό ήταν αρκετό για να τα βγάζουν πέρα μια χαρά. Το ξέρω γιατί το έζησα σαν παιδί. Τώρα, στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό δεν είναι αρκετό. Εργάζονται λοιπόν και οι δύο και έτσι μένει λιγότερος χρόνος για όλα τα υπόλοιπα. Εάν δεν είμαστε και οργανωμένοι τότε τα πράγματα δυσκολεύουν ακόμα περισσότερο και έρχονται πολλές φορές συγκρούσεις και προβλήματα.
Πολλοί άνθρωποι όμως δεν βρίσκουν, ή δεν σκέφτονται, τους λόγους για τους οποίους αξίζει τον κόπο να κάνουν μια προσπάθεια να είναι πιο οργανωμένοι τόσο στην εργασία τους όσο και στην προσωπική τους ζωή. Σε αυτό το άρθρο λοιπόν θα δούμε πιοι είναι οι 10 λόγοι για να είστε οργανωμένοι.
1. Σε βοηθάει να έχεις καθαρό μυαλό.
Ίσως ο καλύτερος λόγος για να είστε οργανωμένοι είναι για να έχετε καθαρό μυαλό. Απλά σκεφτείτε πως αισθάνεστε όταν έχετε οργανώσει τον χώρο σας και κάθεστε να δουλέψετε στο γραφείο σας. Είστε σίγουρα πιο συγκεντρωμένοι και με αυτοπεποίθηση. Επίσης, είναι πάρα πολύ δύσκολο να είστε παραγωγικοί, να έχετε καλές ιδέες, όταν δεν έχετε καθαρό μυαλό. Οι καλές ιδέες έρχονται μόνο όταν έχουμε καθαρό μιυαλό.
2. Εξοικονομείς χρόνο και χρήματα όταν είσαι οργανωμένος.
Απλά και μόνο συγκεντρώνοντας τα άσχετα πράγματα σε ένα μόνο συρτάρι για παράδειγμα, μπορεί να σας βοηθήσει να κερδίσετε χρόνο όταν ψάχνετε για τα δεύτερα κλειδιά ή τα γυαλιά ηλίο π.χ. Είναι προτιμότερο να έχουμε το χάος μας σε ένα σημείο. Επίσης εάν κάνετε έναν τέτοιο χώρο θα βρείτε και πράγματα που τα έχετε αγοράσει 2 και 3 φορές. Έτσι πριν νιώσετε ότι κάτι σας λείπει και πρέπει να το αγοράσετε θα κάνετε έναν έλεγχο εκεί πρώτα.
Ένα άλλο πολύ καλό παράδειγμα οργάνωσης που μας εξοικονωμεί χρήματα είναι η λίστα για τα ψώνια. Κάθε φορά που πηγαίνω για ψώνια χωρίς λίστα παίρνω παραπάνω πράγματα που δεν τα χρειάζομαι.
Εάν ακόμα παράδειγμα οργάνωσης που μας εξοικονομεί πάρα πολύ χρόνο είναι η οργάνωση αρχείων. Δείτε ένα πολύ δυνατό άρθρο μας για αυτό εδώ.
3. Όταν είσαι οργανωμένος γίνεσαι παράδειγμα.
Τα παιδιά είναι μαϊμουδάκια. Ότι και να τους πεις αυτά βλέπουν τι είναι αυτό που κάνεις και αυτό θα μιμηθούν. Όταν τους λέμε να συμμαζέψουν το δωμάτιό μας, μας έχουν δει να σημαζεύουμε το δικό μας; Επίσης, έχει το κάθε πράγμα στο δωμάτιο τους την θέση του; Πως να συμμαζέψει ένα παιδί εάν δεν του δείξεις ότι όλα έχουν την σωστή τους θέση;
Το ίδιο ισχύει και στην εργασία μας. Πολλές φορές με ρωτάνε ποια είναι η πλατφόρμα που χρησιμοποιώ όταν με βλέπουν να ανοίγω το ClickUp και να σημειώνω μια εργασία που πρέπει να γίνει. Με ρωτάνε γιατί ξέρουν ότι όταν κάτι το σημειώνω γίνεται 100%. Οι συνεργάτες πρέπει να βλέπουν πρώτα για να κάνουν. Βέβαια υπάρχουν και αυτοί που είναι παντελώς ανοργάνωτοι και δεν το παραδέχονται (10 Ψέματα που λένε οι ανοργάνωτοι).
4. Η οργάνωση βοηθάει στον αυτοσεβασμό μας.
Το να νιώθεις επιτυχημένος είναι ένα δυνατό συναίσθημα. Να μην αργείς να εκτελείς τις εργασίες σου, να μην ξεχνάς τις υποσχέσεις σου, να ετοιμάζεις γρήγορα τα πράγματα για τα παιδιά, για τους πελάτες σου. Αυτά είναι πράγματα που λειτουργούν θετικά στον αυτοσεβασμό μας και αυτός ο αυτοσεβασμός μας βοηθάει σε τόσα πολλά κομμάτια της ζωής μας.
Κάντε λίστες στο ClickUp με αυτά που πρέπει να κάνετε και σπάστε τα σε μικρότερα κομμάτια. Δείτε τα άρθρα μας για την μεθοδολογία GTD που και εγώ ακολουθώ για πολλά χρόνια πια.
5. Η οργάνωση μειώνει το Stress.
Μπορεί να μην το νιώθουμε συνειδητά όμως όταν το σπίτι μας ή η εργασία μας είναι ανοργάνωτη αυτό μας δημιουργεί ένα κακό στρες (distress). Το περίεργο είναι ότι σιγά σιγά ο περισσότερος κόσμος το συνηθίζει και αντέχει. Μόνο όταν γίνει μια καλή εκκαθάριση αντιλαμβάνεται πόσο στρες άντεχε πριν, τώρα που αυτό απουσιάζει, σαν θόρυβος που ξαφνικά σταμάτησε μέσα σε ένα δωμάτιο και μόλις τότε καταλαβαίνεις ότι αυτός ήταν η αιτία της δυσφορίας σου.
Ο οργάνωση είναι ο πιο φθηνός και εύκολος τρόπος να βελτιώσετε την ψυχική σας υγεία. Όλοι αυτοί οι μικροί εκνευρισμοί καθημερινά για το που βρίσκεται το ένα πράγμα, τι έγινε με το άλλο αρχείο κλπ λειτουργούν προσθετικά και στο τέλος της ημέρας είστε πολύ κουρασμένοι χωρίς να έχετε κάνει τόση πολύ εργασία, από το στρες και μόνο. Προσωπικά, αυτό μαζί με την βελτίωση στην διατροφή με πολυβιταμίνες και ωμέγα-3 έννιωσα να κάνουν την μεγαλύτερη διαφορά για εμένα στην καταπολέμηση του στρες.
6. Βοηθάει στην εξυπηρέτηση πελατών
Οι 10 λόγοι για να είστε οργανωμένοι περιλαμβάνουν και την εξυπηρέτηση πελατών. Η εξυπηρέτηση πελατών είναι ένα πολύ σημαντικό και δύσκολο στοιχείο της επιχείρησης. Έχουμε κάνει αρκετά άρθρα για αυτήν (μπορείτε να ξεκινήσετε από αυτό) αλλά δεν είναι πολλές οι φορές που έχουμε αναλύσει γιατί η σωστή οργάνωση μιας επιχείρησης συμβάλει στην σωστή εξυπηρέτηση πελατών.
Από την διαχείριση του κάθε αιτήματος και της πλατφόρμας επικοινωνίας με τον πελάτη, έως τα κείμενα που πρέπει να έχει έτοιμα ο κάθε υπάλληλος της επιχείρησης για την κάθε περίπτωση που θα του παρουσιαστεί έτσι ώστε να μπορεί να βοηθήσει άμεσα με την σωστή απάντηση, είναι πάρα πολύ σημαντική η οργάνωση. Προσωπικά στις περισσότερες εταιρίες που κάνουμε μια δουλειά πάνω στην οργάνωση, ειδικά στις μικρομεσαίες, ετοιμάζουμε ένα αρχείο κειμένου στα Docs του ClickUp και εκεί φτιάχνουμε τα Standard Operating Procedures. Μέσα σε αυτά έχουμε και μια λίστα από κείμενα και ενέργειες για κάθε περίπτωση εξυπηρέτησης. Αυτήν την λίστα την βάζουμε κάπου έτσι ώστε να είναι άμεσα διαθέσιμη και αυτό βοηθάει πολύ στην εξυπηρέτηση πελατών.
7. Βοηθάει στην φήμη σας.
Αυτό είναι σχετικά εύκολο να το αντιληφθεί κάποιος. Ειδικά εάν είστε επαγγελματίας το να καταλάβει η αγορά, οι πελάτες σας και οι υποψήφιοι πελάτες σας ότι είστε οργανωμένοι είναι βέβαιο ότι θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε ακόμα περισσότερους πελάτες. Ξέρω επιχειρηματίες που επιλέγουν συνεργασίες που είναι ακόμα και λιγότερο κερδοφόρες μόνο και μόνο γιατί ο συγκεκριμένος προμηθευτής είναι περισσότερο οργανωμένος.
8. Κάνει τον εργασιακό χώρο πιο ωραίο.
Σκεφτείτε το εξής σενάριο. Μπαίνετε πρώτη φορά στο γραφειό ενός ασφαλιστή π.χ. Εκεί στο γραφείο του επάνω υπάρχουν στοίβες με χαρτιά, μισαφαγωμένες σοκοφρέτες, μερικά ποτήρια καφέ, ένας βρώμικος παλιός υπολογιστής που είναι γεμάτος κίτρινα χαρτάκια. Πολλά από αυτά τα χαρτάκια είναι και στο πάτωμα κάτω από το γραφείο παρέα με κούτες με άλλα πολλά χαρτιά. Θα τον εμπιστευόσασταν εύκολα με τα συμβόλαιά σας;
Στον αντίποδα σκεφτείτε ένα γραφείο με όμορφα χρώματα, οργανωμένο αποθηκευτικό χώρο με επίσης όμορφους και χρωματιστούς φακέλους, ένα γραφείο από γυαλί πεντακάθαρο με έναν υπολογιστή, ένα ασύρματο πληκτρολόγιο και ποντίκη επάνω και καθαριότητα παντού. Σε ποιον από τους δύο θα εμπιστευόσασταν την δουλειά σας; Δείτε ένα αρθρο για το καθαρό γραφείο.
9. Μπορείς να κάνεις περισσότερα, πιο εύκολα.
Το να είστε οργανωμένοι σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε περισσότερα πολύ πιο εύκολα. Θα μάθετε τεχνικές που θα σας βοηθούν καθημερινά. Μία από αυτές είναι ότι, οτιδήποτε επαναλαμβάνεται γίνεται γραπτή διαδικασία πρότυπο και μπορεί να εφαρμωστεί καθημερινά ευκολότερα. Παράδειγμα. Έχω μερικά συγκεκριμένα email που στέλνω στους πελάτες μου. Αυτά τα έχω πλέον ως πρότυπα στο ClickUp και μπορώ να στείλω ένα email πάρα πολύ γρήγορα χωρίς να χρειαστεί να ξανασκεφτώ το περιεχόμενο του. Επίσης το ίδιο με διαδικασίες όπως ένα σεμινάριο. Οι κινήσεις που πρέπει να γίνουν είναι καταγεγραμένες και μόνο βελτιώνονται όσο περνάει ο καιρός. Τις φορτώνω στην διαχείριση εργασιών του ClickUp σαν template (πρότυπο) και μπορώ να είμαι ήσυχος για την οργάνωση του τάδε σεμιναρίου. Ρίξτε το μια ματιά:
10. Εξοικονομείς ακόμα περισσότερα χρήματα.
Και μόνο οι εργατοώρες που γλιτώνει μια επιχείρηση από τις διαρκείς αναζητήσεις φακέλων και αρχείων είναι σίγουρο ότι θα σας βοηθήσουν να εξοικονομίσετε χρήματα. Επίσης δεν θα αγοράζετε δύο φορές τα ίδια πράγματα και με αυτόν τον τρόπο θα έχετε και άλλη εξοικονόμηση.
Επίλογος
Αυτοί ήταν λοιπόν οι 10 λόγοι για να είστε οργανωμένοι. Πιστεύω ότι εάν διαβάσατε το άρθρο τότε είναι σίγουρο ότι θα θέλετε κάπως να ξεκινήσετε, Μπορείτε να κάνετε έναν δωρεάν λογαριασμό στο ClickUp και να το ρίξετε μια ματιά, και φυσικά να επικοινωνήσετε μαζί μου για περισσότερη βοήθεια!
Καλή συνέχεια σε όλους.
Μηλιάτσης Γιάννης
Founder of www.Bizman.gr #Productivity , #running, #Sales #training and #blogging makes me happy!!! Εκπαιδευτής Πωλήσεων και Παραγωγικότητας. Ο στόχος μου είναι να βοηθάω καθημερινά τους ανθρώπους να βελτιώσουν τον εαυτό τους και την επιχείρησή τους. ClickUp Expert.
Αφήστε μια απάντηση